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市委党校会议管理与服务规范工作流程

1 范围

本标准规定了市委党校会议正言厅会议管理与服务、正行厅管理与服务、办公楼202会议室管理与服务、3号楼三楼会议室管理与服务、4号楼202会议室管理与服务、市委常委班子专题民主生活会会议布置、分组讨论组会议布置。

本标准适用于市委党校会议管理与服务规范。

2 正言厅会议管理与服务 

2.1 引领服务(第一次会议)

2.1.1 接到会议通知后,明确会议主题、会议地点、召开时间,会前30分钟到达指定岗位(明示门、明意门、明善门三个门洞处)。明示门处服务员将领导引领至明意门处,明意门处服务员将领导引领至明善门处,明善门处服务员将领导引领至正言厅。

2.1.2 引领过程中,服务人员应保持标准站姿,微笑服务,距领导1.5m处时,礼貌问好,左手手臂朝斜前方呈45°角指引,站姿可参见图1。

2.2 候会厅服务(第一次会议)

2.2.1 接到参观(会议)通知后,各个岗位站门,引领领导进入候会室,根据季节变化提供挂衣服务,发衣牌给各位领导,依次引领至沙发座位,沙发按图2所示摆放。

2.2.2 根据会议时间,可提前将茶水、白开水或咖啡准备好(按照领导喜好),用托盘将茶、水或咖啡依次放在茶几上,左右两只杯子的杯把呈45°角,杯把相互平行,方便领导拿放。杯垫距桌沿横5cm、竖8cm。轻拿轻放,做到蓄水无声、走路无声。若时间匆忙,可主动询问领导需求,然后用托盘将所需饮品按规定放置茶几上。

2.2.3 可根据领导需求提供站会服务,如不需要,服务员将门关上,候于门外,会议开始前将领导引领至会议室,服务人员站姿按图3所示进行。


2.2.4 
散会后,检查是否有遗留物品,服务员将衣物送至领导手中或秘书手中,由专人引领重要领导至车库,开车门,礼貌送别领导。

2.2.5 清扫和整理会议室,保证下次会议正常使用。

2.3 会议期间服务

2.3.1 会前准备

2.3.1.1.1 接到会议通知后,明确会议主题、议程、召开时间、领导出席范围和参会人数。

2.3.1.1.2 会前召开协调会,会议主管根据会议情况合理分配服务人员,向其介绍基本情况,说明要求和注意事项,进行明确分工。

2.3.1.1.3 音响师提前一天检查视频信号是否畅通,会前一小时调试音响设备及灯光,灯光效果见图4。

2.3.1.1 会议室温度夏季控制在22℃,冬季控制在23℃。

2.3.1.2 服务员将桌椅打扫干净,保洁员将地毯吸干净。

2.3.1.3 用茶叶夹将茶叶放入茶杯中,茶叶平铺满杯底即可。

2.3.1.4 提前一小时完成所有会前准备工作。

2.3.2 会场布置

主席台按人数要求摆放1.4m×700cm的木质条桌,椅子为红色绒布椅子。主席台上桌子距主席台前沿30cm(主席台座位根据领导开会人数随时调整),会场效果见图5。

2.3.3 会中服务

2.3.3.1 迎宾服务。会议开始前1小时服务员回到各自岗位(正门、卫生间门口、候会室、侧门)站好,准备迎接参会人员,走廊摆放指示牌后需由会议服务人员进行指引。提供挂衣服务,衣挂放在正门外,严格按照一挂两牌按序号为领导提供挂衣服务,引领重要领导到候会室。会议开始前5分钟引领主要领导至会议室上台就座,领导到齐后拉帘、关门准备开会。

2.3.3.2 倒水服务。了解各位领导喜好(是否喝茶水),会议开始前20分钟倒水,冬季提前15分钟倒水,会间每20分钟续水一次,重要领导讲话期间不续水。续水时做到走路无声、续水无声,如有特殊情况可灵活掌握。

2.3.3.3 站会服务。服务员站在主席台南北侧靠门处,标准站姿,目光注视主席台,领会领导意会及观察室内温度变化,并及时调整。

2.3.4 后会工作

会议结束后及时开门送领导,并提醒带好随身物品;检查会场是否有遗留物品,若有,及时归还;服务人员清扫和整理会场,保证下次会议正常使用。

2.4 指示牌摆放

指示牌显示尺寸高60cm×宽42cm,红底黄字,字体老宋体,指示牌放置于市委党校东西两侧通道显著位置,直至正言厅正门处,分别为党校正门、东侧明示门、东侧明意门、西侧明正门、西侧明善门、正言厅大门,指示牌摆放效果按图6、图7、图8、图9、图10、图11进行。



2.5 会议室布置

2.5.1 主席台领导摆放名牌、茶杯、茶杯垫、方巾、湿巾碟、纸巾,放置797有线话筒。

2.5.2 话筒统一放置在名牌左侧,话筒高度距离桌面20cm,茶水杯放置在名牌右侧,距离桌前沿5厘米,名牌前放湿巾碟和纸巾。

2.5.3 会议材料统一放置在名牌正前方,距离桌沿3cm。

2.5.4 会标长13.5m,高1m(字体老宋体加粗,红底白字)。

2.5.5 名牌长20cm,高10cm,粉底黑字,字体新楷体。

2.5.6 会议室布置效果按图12、图13所示进行。

3 正行厅会议管理与服务

3.1 引领服务

3.1.1 接到会议通知后,明确会议主题、会议地点、召开时间,会前30分钟服务人员到达明示门、明意门两个门洞处。明示门处服务员将领导引领至明意门处,明意门处服务员将领导引领至正行厅。

3.1.2 引领过程中,服务人员应保持标准站姿,微笑服务,距领导1.5m处时,礼貌问好,左手手臂朝斜前方呈45°角指引,引领服务人员站姿按图14所示进行。

3.2 会议服务

3.2.1 会前准备

3.2.1.1 接到会议通知后,明确会议主题、议程、召开时间、领导出席范围和参会人数。

3.2.1.2 会前召开协调会,会议主管根据会议情况合理分配服务人员,向其介绍基本情况,说明要求和注意事项,进行明确分工。

3.2.1.3 音响师提前一天检查视频信号是否畅通,会前一小时调试音响设备及灯光。

3.2.1.4 会议室温度夏季控制在22℃,冬季控制在23℃。

3.2.1.5 服务员将桌椅清扫干净,保洁员将地毯吸干净。

3.2.1.6 用茶叶夹将茶叶放入茶杯中,茶叶平铺满杯底即可。

3.2.1.7 会前1小时检查完毕会议室各物品是否准备妥善(如时钟、温度计、垃圾桶等)。

3.2.2 会场布置

主席台按人数要求摆放木质条桌,椅子为红色绒布椅子。主席台座位根据领导开会人数随时调整。椅子扶手与桌子距离为30cm,定好主要领导椅位,其他椅子均匀码开。名签对准椅子中间,文件摆放在椅子对应的桌面中间位置,文件距离桌下沿3cm。话筒在名签左侧,杯子在名签右侧大概一指宽距离,杯把45度角,摆放效果见图15。

3.2.3 会中服务

3.2.3.1 迎宾服务。会议开始前1小时服务员回到各自岗位(正门、卫生间门口、候会室、侧门)站好,准备迎接参会人员,走廊摆放指示牌后需由会议服务人员进行指引。根据季节可提供挂衣服务,衣挂放在正门外,严格按照一挂两牌按序号为领导提供挂衣服务,引领重要领导到候会室。

3.2.3.2 倒水服务。了解各位领导喜好(是否喝茶水),会议开始前20分钟倒水,冬季提前15分钟倒水,会间每20分钟续水一次,重要领导讲话期间不续水。续水时做到走路无声、续水无声,如有特殊情况可灵活掌握,倒水姿势按图16所示进行。

3.2.3.3 站会服务。服务员站在主要领导席一侧,标准站姿,目光注视主席台,领会领导意会及观察室内温度变化,并及时调整。


3.2.4 后会工作

会议结束后及时开门送领导,并提醒带好随身物品;检查会场是否有遗留物品,若有,及时归还;服务人员清扫和整理会场,保证下次会议正常使用。

4 办公楼202室会议管理与服务

4.1 会前准备

4.1.1 接到会议通知后,明确会议主题、会议议程、召开时间、领导出席范围和参会人数。

4.1.2 会前召开协调会,会议主管根据会议情况合理分配服务人员,向其介绍基本情况,说明要求和注意事项,进行明确分工。

4.1.3 服务员将桌椅打扫干净,保洁员将地面清理干净。

4.1.4 会议室温度夏季控制在22℃,冬季控制在23℃。

4.1.5 提前准备好热水、纸巾、垃圾桶、水杯、杯垫等必备品。

4.2 会中服务

4.2.1 迎宾服务。会议开始前,一名服务员站在一楼指示牌左侧进行指引,另一名服务员站在202会议室东门迎宾,两扇门全部打开,待主要领导进去后立即关门。

4.2.2 倒水服务。了解各位领导喜好(是否喝茶水),会议开始前10分钟倒水,会议期间每20分钟续水一次,重要领导讲话期间不续水。续水时做到走路无声、续水无声。

4.2.3 站会服务。会议服务员站在会议室内东门左侧,标准站姿,目光注视主要领导处,领会领导意会及观察室内温度变化,并及时调整。

4.3 会后工作

会议结束后及时开门送领导,并提醒带好随身物品;检查会议室是否有遗留物品,若有,及时归还;服务人员做好卫生清扫和整理工作,保证下次会议正常使用。

5 3号楼三楼会议室会议管理与服务

5.1 会前准备

5.1.1 接到会议通知后,明确会议主题、议程、召开时间、领导出席范围和参会人数。

5.1.2 会前召开协调会,会议主管根据会议情况合理分配服务人员,向其介绍基本情况,说明要求和注意事项,进行明确分工。

5.1.3 音响师提前一天检查音响设备及灯光,会前一小时调试音响设备和灯光。

5.1.4 会议室温度夏季控制在22℃,冬季控制在23℃。

5.1.5 服务员将桌椅清扫干净,保洁员将地毯吸干净。

5.1.6 会前一小时检查完毕会议室各个物品是否齐全并已进入工作状态(如时钟、温度计、垃圾桶等)。

5.2 会场布置

5.2.1 会场布置成长方型,主席台与其对面均摆放4张1.8m×500cm的木质条桌、11把红色椅子;两侧分别摆放2张1.4m×500cm条桌、6把红色方形椅子(主席台座位根据领导开会人数随时调整)。

5.2.2 开会时,窗帘处于合并状态,音响摆放在进门右侧墙角处、温度计摆放在进门右侧备品柜上,灯光开关在门边墙面上(两边都有开关),空调开关在会议室进门两侧,会场布置按图17所示进行。

5.3 会中服务

5.3.1 迎宾服务。会议开始前,会议服务员回到各自岗位(楼梯口、正门、卫生间门口、候会室、会议室正门、侧门走廊)站好,准备迎接参会人员,走廊摆放指示牌后需由会议服务人员进行指引。根据季节提供挂衣服务,衣挂放在正门外,严格按照一挂两牌按序号为领导提供挂衣服务,引领重要领导到候会室,迎宾人员站姿按图18所示进行。


5.3.2 倒水服务。了解各位领导喜好(是否喝茶水),在会议开始前20分钟倒水,会议期间每20分钟续水一次,重要领导讲话期间不续水,续水时做到走路无声、续水无声,如遇特殊情况,需特殊处理。

5.3.3 站会服务。站会服务人员站在靠门位置,标准站姿,目光注视主席台,领会领导意会及观察室内温度变化,并及时调整。

5.4 会后工作

会议结束后及时开门送领导,并提醒带好随身物品;检查会场是否有遗留物品,若有,及时归还;服务人员清扫和整理会场,做好杯具清洗和消毒工作,保证下次会议正常使用。

6 4号楼202室会议管理与服务

6.1 会前准备

6.1.1 接到会议通知后,明确会议主题、召开时间、领导出席范围和参会人数。

6.1.2 会前召开协调会,会议主管根据会议情况合理分配服务人员,向其介绍基本情况,说明要求和注意事项,进行明确分工。

6.1.3 音响师提前一天检查视频信号是否畅通,会前一小时调试音响设备和灯光。

6.1.4 会议室温度夏季控制在22℃,冬季控制在23℃。

6.1.5 服务员将桌椅清扫干净,保洁将地毯吸干净。

6.1.6 会前一小时检查完毕会议室各个物品是否齐全并已进入工作状态(如时钟、温度计、垃圾桶等)。

6.2 会场布置

会场布置成长方型,主席台与其对面均摆放5张1.8m×500cm的木质条桌、11把红色椅子;两侧分别摆放2张1.4m×500cm的条桌、4把红色方形椅子(根据领导开会人数随时调整座位),会场布置按图19所示进行。

6.3 物品摆放位置

6.3.1 开会时,窗帘处于合并状态。

6.3.2 音响摆放在讲台角。

6.3.3 温度计摆放在进门的墙角。

6.3.4 灯光开关在门边墙面上。

6.3.5 空调开关在会议室进门两侧,开会时空调调至适宜温度。

6.4 会中服务

6.4.1 迎宾服务。会议开始前,会议服务人员回到各自岗位(楼梯口、正门、卫生间门口、候会室、会议室正门及侧门走廊)站好,准备迎接参会人员,走廊摆放指示牌后需由会议服务人员进行指引。根据季节提供挂衣服务,衣挂放在正门外,严格按照一挂两牌按序号为领导提供挂衣服务,引领重要领导到候会室,迎宾人员站姿按图20所示进行。

6.4.2 倒水服务。了解各位领导喜好(是否喝茶水),在会议开始前20分钟倒水,会议期间每20分钟续水一次,重要领导讲话期间不续水,续水时做到走路无声、续水无声,如有特殊情况可灵活处理。

6.4.3 站会服务。站会服务人员站在靠门位置,标准站姿,目光注视主席台,领会领导意会及观察室内温度变化,并及时调整。

6.5 会后工作

会议结束后及时开门送领导,并提醒带好随身物品;检查会场是否有遗留物品,若有,及时归还;服务人员清扫和整理会场,做好杯具清洗和消毒工作,保证下次会议正常使用。

 

7 市委常委班子专题民主生活会会议布置

指示牌放置门外,显示尺寸高60cm×宽42cm,字体老宋体,会场在党校办公楼202会议室,领导位放置纸巾碟及垃圾桶,摆放名牌(尺寸20cm×10cm)、茶杯、茶杯垫、茶水杯放置在名牌右侧,距离桌前沿5cm,会标长7.5m,高0.8m(字体老宋体加粗,红底白字),会议布置按图21、图22、图23所示进行。

8 分组讨论组会议布置

8.1 第一组会议布置

指示牌放置门外,显示尺寸高60cm×宽42cm,字体老宋体,会场为回字形,白色桌布,蓝色桌裙,摆放名牌(尺寸20cm×10cm)、茶杯、茶杯垫、DUS-9000C/D无线话筒,话筒统一放置在名牌的左侧,话筒高度距离桌面20cm,茶水杯放置在名牌右侧,距离桌前沿5cm,会议布置按图24、图25、图26所示进行

8.2 第二组会议布置

指示牌放置门外,显示尺寸高60cm×宽42cm,字体老宋体,会场为回字形,白色桌布,蓝色桌裙,摆放名牌(尺寸20cm×10cm)、茶杯、茶杯垫、DUS-9000C/D无线话筒,话筒统一放置在名牌的左侧,话筒高度距离桌面20cm,茶水杯放置在名牌右侧,距离桌前沿5cm,会议布置按图27、图28、图29所示进行 


8.3 第三组会议布置

指示牌放置门外,显示尺寸高60cm×宽42cm,字体老宋体,会场为回字形,白色桌布,蓝色桌裙,摆放名牌(尺寸20cm×10cm)、茶杯、茶杯垫、DMX-7000C/D有线话筒,话筒统一放置在名牌左侧,话筒高度距离桌面20cm,茶水杯放置在名牌右侧,距离桌前沿5cm,会议布置按图30、图3132所示进行

8.4 第四组会议布置

指示牌放置门外,显示尺寸高60cm×42cm,字体老宋体,会场为回字形,白色桌布,蓝色桌裙,摆放名牌(尺寸20cm×10cm)、茶杯、茶杯垫、DMX-7000C/D有线话筒,话筒统一放置在名牌左侧,话筒高度距离桌面20cm,茶水杯放置在名牌右侧,距离桌前沿5cm,会议布置按图33、图34、图35所示进行

8.5 第五组会议布置

指示牌放置门外,显示尺寸高60cm×42cm,字体老宋体,会场为回字形,白色桌布,蓝色桌裙,摆放名牌(尺寸20cm×10cm)、茶杯、茶杯垫、DMX-7000C/D有线话筒,话筒统一放置在名牌左侧,话筒高度距离桌面20cm,茶水杯放置在名牌右侧,距离桌前沿5cm,会议布置按图36、图37、图38所示

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