工程部综合管理要求

1　范围

本标准规定了钥匙管理、库房管理、工具管理、档案管理、维修管理等要求。

本标准适用于提供综合通用服务的工程部门。

2　钥匙管理

2.1　所辖区域所有设备房以及与设备有关的走廊门钥匙由服务中心工程部专人负责登记、编号造册。

2.2　工程部钥匙共三套：分别由工程部办公室、各值班室、综合管理办公室负责保管。

2.3　如有单位施工或整改，必须由施工单位负责人填写工作单。经领导核准后，由工程部人员陪同到工作点。

2.4　如有单位来检查或参观，必须持有关证明或批条，由主管拿钥匙陪同，方能到机房。

2.5　工程部所有钥匙均应严格管理，严禁任何人随意带出办公楼。

2.6　钥匙领用必须如实填写《钥匙领用登记表》，所有借出钥匙当天必须全部交还，如未归还由借用人追问原由，特殊情况报工程部经理批准。

2.7　所有钥匙在交接班时均须清点，做好交接手续。

2.8　各类钥匙的补配、门锁的更换必须填写申请表，经综合管理部批准后方可办理。

3　库房管理

3.1　仓库内各种材料、备品、备件，应按专业、规格、大小分门别类上货架、货台，并且摆放整齐。备用材料较少的，可将备品材料按品种、规格分类摆放在备品材料柜内（如图1所示）。

3.2　材料摆放位置应粘贴或悬挂制作好的卡片，货位应有材料标签注明。

3.3　登记入库和领用情况。必须建立帐目，包括出、入库记录，做到帐物相符。

3.4　设置备品、备件、材料物资、工具的明细帐。每月按出库、入库记录，定期进行核对，并做好出入库报表。每月定期进行盘点，填写《库存物品盘点表》、《存库备件缺少记录》，以便购买所需物品，将结果报工程部经理并存档。

3.5　日常维修所用低值易耗材料，以旧换新，由领用人填写《物品领取单》由主管签字批准后发放。价值较高的材料、新安装设施以及对业主服务所用的维修材料，必须经工程部经理签字批准方可发放。

3.6　维修更换及损坏的物品应交回库房，由库管员与公司采购部门共同处理。

3.7　库房钥匙必须由库管员负责掌握，禁止其他人员拿钥匙到库房取物。未经库管员同意，任何人禁止进入库房。

3.8　任何人不得将公用财产据为己有。发现材料丢失或人为损坏时，应及时报告经理，按有关规定进行处理。

3.9　保证每月的材料供应。库管员应及时对所缺的物品列出采购计划及建议。

 

4　工具管理

4.1　工程部工具实行部门、专业班组、员工个人三级管理制度，分别由仓库管理员、班长、员工本人填写《工具清单》建立登记台帐，由专人负责管理。仓库管理员负责建立和保管本部门工具总台帐和《工具领用登记表》。

4.2　工具设备按工作要求，每个技工配备常用、必备的手用工具；各班组配备本专业常用工具及仪表；机械设备、贵重仪器仪表由库房统一管理。

4.3　个人领用工具及更新配置要经部门经理批准，并填写《工具领用登记表》后，由领用人签名备案，方能发放。

4.4　由员工个人管理的工具，原则上属本人专用，其他专业或部门人员借用时，需经主管批准。

4.5　班组领用工具，由领班填写《工具领用登记表》，专业主管核实签字，工程部经理批准后方可领用。如因使用不当或保管不当，造成损坏丢失，应由领用者负责赔偿或及时修复。

4.6　各班组工具不得私自转借他人。工程部内班组间借用工具应填写借条；借用工具应及时归还，归还时应整洁、完好，由工具管理人员当场检验，工具完好方可收回。

4.7　班组公用工具要列出清单，每次使用完后应保证整洁、完好，交接班时认真检查，如有丢失损坏，应追查有关人员的责任，按价赔偿。

4.8　部门管理的工具包括仪器仪表和机械设备，须经各专业主管批准，并到仓库管理员处办理手续后方能借用。使用者应掌握工具的基本性能及操作要领，使用前应认真阅读使用说明书，严格按操作标准操作。

4.9　机械设备、仪器仪表用完后，必须清理干净，并由仓库管理员当场验证完好后方能收回。

4.10　各类仪器仪表，要保持精密准确，由专人定期检查检修。

4.11　所有工具必须精心使用，妥善保管。工程部定期组织对部门、班组及个人领用之工具进行检查。正常使用损坏或到使用年限，须由使用人或管理人写清情况，报工程部经理，将其修复或以旧换新。由于丢失或使用不当造成工具损坏由责任人按原价赔偿。

4.12　由部门集中管理的工具，属本部门各专业共用，由仓库管理员负责管理，经理监管。如遇其他部门借用时，需经部门经理批准；外单位租借时，需经部门经理或总经理批准。

4.13　员工调动工作时，由主管监督对所管工具进行交接并签字；主管调动时，由经理监督对所管工具进行交接并签字；并由仓库管理员随时调整台帐。

5　档案管理

5.1　所有的工程档案由工程部文员负责管理。工程档案管理人员应严格遵守公司档案管理制度和保密守则。

5.2　各类档案应按系统：土建、强电、弱电、空调、换热站、机管，按图纸资料、维修记录、运行记录、设备台帐、和维修档案，进行分类管理。

5.3　按照档案管理要求存放各类档案并贴上标签，编制档案目录，内容应与档案盒外标签一致。

5.4　外单位交来图纸由文员统一签收，并将有关图纸交各系统人员核对实物，如图纸无误则由文员按系统归档；图纸有误，则由文员联系交图单位更正。

5.5　各类档案及图纸资料是工程维修保养的重要依据，应妥善保存，用途不明的资料应交工程部经理确定用途。图纸资料、重要维修记录和用户装修、维修档案应长期保存，其他各种记录保存期限一般为二年以上，过期需销毁的资料应由工程部经理、主管及技术人员组成鉴定小组研究后决定。

5.6　借阅档案需经相应系统的主管以上人员批准，确定归还日期，由文员按期追还，需续借的要重新登记。

5.7　文员每月对维修登记台帐、派工单、运行维修记录等进行整理并分类归档保存。

5.8　工程部所有档案资料均上交综合管理部保存。本部门使用复印件档案，并由工程部内部保存。

6　工程部维修要求

6.1　服务中心接到业主报修事项时，详细记录并通知工程部，工程调度登记报修事项，根据报修情况开出《派工单》，合理调配工程人员。

6.2　工程人员接到维修任务后，准备好维修工具、材料等，在15分钟内到达维修地点，紧急情况5分钟内到达现场。

6.3　工程人员到达现场后，与报修人核实报修信息，进行现场勘查，同时做好记录。

6.4　在不影响业主办公的情况下，工程人员应立刻维修；如影响办公，需征得业主同意，另行预约时间维修。

6.5　无法立即处理好的问题，应向业主做好解释，约定维修时间，并及时上报。

6.6　若维修材料不足，工程部将所需材料统计成单，及时报至综合管理部，材料购齐后，按照预约时间进行维修。

6.7　维修完毕，工程人员清理现场，填写维修材料名称、规格、数量等信息，经业主签字确认后存档。

 

 

 

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