会议管理与服务规范 总则

1　范围

本标准本标准规定了会议服务人员仪容仪表、会议服务人员礼貌用语、会议服务总流程以及会议服务考核。

本标准适用于盘锦市机关事务管理局的会议管理与服务。

2　会议服务人员仪容仪表

2.1　着装

会议服务人员工作期间根据季节变化统一着装，保持工服干净整洁，工鞋无污渍；夏季员工着裙装，均穿肉色丝袜，袜子不得有破洞；冬季员工着裤装，均穿黑色棉袜。着装样式见图1所示。

2.3 化妆

按标准佩戴丝巾。宜施淡妆上岗，忌浓妆。不得涂指甲油，不宜使用气味浓烈的香水。工作期间，忌佩戴夸张、花哨的饰物。

2.4　胸牌

上岗应佩戴胸牌，胸牌佩戴在左胸口上方；应保持胸牌干净、整洁，如有破损及时更换。

2.5　口腔气味

上岗前不能进食有异味食物，在岗期间不得有烟、酒等异味。

3　会议服务人员礼貌用语

3.1　礼貌用语分类

欢迎语

如了解领导职务，可称呼市长好、局长好、主任好，如不了解领导职务可统称领导好。

告别语

再见，领导请慢走。

道歉语

对不起，抱歉，请原谅，打扰您了。

道谢语

谢谢，非常感谢，谢谢您的宝贵建议。

应答语

好的、是的、没关系、这是我们应该做的、不客气、不用谢。

征询语

请问您有什么事吗？请问您需要我做什么？

3.2　常用礼貌用语

您，请，您好，谢谢，对不起，再见，没关系，别客气。

4　会议服务总流程

4.1　会前准备

4.1.1　接到会议通知后，明确会议主题、议程、召开时间、领导出席范围和参会人数。

4.1.2　会前召开协调会，会议主管根据会议情况合理分配服务人员，向其介绍基本情况，说明要求和注意事项，进行明确分工。

4.1.3　音响师提前一天检查音响设备及灯光，会前一小时调试音响设备和灯光。

4.1.4　服务员将桌椅打扫干净，保洁员将地毯吸干净。

3.1.5　会议室温度夏季控制在22℃，冬季控制在23℃。

4.2　会场布置

4.2.1　桌椅

会议桌摆放整齐，台布要求无皱、无污渍。椅子扶手与桌子距离30cm，椅子之间间距30㎝，定好主位椅子，主位领导椅子位置间距是其它椅子间距的2倍，依次均匀排开后对准话筒，椅子面对面对齐，横竖对齐。桌椅摆放见图3所示。

图1　桌椅摆放示例

 

4.2.2　文件
文件摆放在椅子对应的桌面中间位置，文件距离桌下沿3cm。笔摆放在文件右侧，笔尖朝上，标识朝上,笔尾与便签下边缘平齐，签字笔紧贴便签右侧摆放。文件摆放见图4所示。

 

4.2.3　杯具
矿泉水、玻璃杯、茶杯由左至右依次排列摆放。杯垫要与便签右上角的横竖延长线分别切边，茶杯放到杯垫中心，杯把朝客人右侧45度角摆放，标识面向客人。玻璃杯放置于茶杯的左侧，与杯垫相距1.5cm，拿玻璃杯时切记拿杯子最下方，防止杯身有手印。矿泉水放置于玻璃杯左侧，与玻璃杯相距1.5cm，矿泉水中文商标面向客人。要求各物品达到横竖一条线，整齐美观。杯具摆放见图4所示。

4.2.4　毛巾
会议开始前10分钟将消毒好的热毛巾取出，整齐地摆放在托盘内，然后端进会议室用夹子将毛巾夹起放入摆好的毛巾托内，毛巾开口朝客人摆放。毛巾摆放见图5所示。