宏冠大厦会议场馆管理与服务规范
- 发布日期：2017-07-30
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1 范围
本标准规定了宏冠大厦各场馆会议服务的会前准备、会场布置、会中服务、散会服务的工作流程要求。
本标准适用于宏观大厦会议场馆的管理与服务。
2.1.1 接到会议通知后，明确会程、人数、会议要求。
2.1.2 会议主管根据会议情况合理分配服务人员，进行责任分工。
2.1.3 音响师提前一天检查音响设备及灯光，会前一小时调试音响设备和灯光。
2.1.4 会议室温度夏季控制在22℃，冬季控制在23℃。
2.1.5 服务员将桌椅打扫干净，保洁员将地面清理干净。
2.2.1 会议桌为椭圆形，边缘距东墙2800mm,距南墙3400mm,距西墙2500mm,距北墙2000mm，会议桌外摆放20把黑色带扶手皮椅，如图1所示。
2.2.2 距南墙1300 mm处摆放7张1400mm×400mm的条形桌，西侧三张，5把椅子，中间三张，5把椅子，靠门一张，2把椅子，共12把椅子。距东墙靠玻璃门处，放有5把黑色带扶手皮椅。会议桌上摆有陶瓷杯与矿泉水，一个笔筒和三盒纸抽，如图2所示。
2.3.1 迎宾
会议开始前，服务人员应在会议室门口站位迎宾。
2.3.2 续水
了解各位领导喜好（是否喝茶水），会议开始前20分钟续水一次，会议期间每20分钟续水一次，重要领导讲话期间不续水，续水时做到走路无声、续水无声。
2.4.1 会议结束后及时开门送领导，并提醒带好随身物品，查检会场是否有遗留物品，并及时归还。
2.4.2 服务人员清扫和整理会议室，保证下次会议正常使用。
3.1.1 接到会议通知后，明确会程、人数、会议要求。
3.1.2 会前召开协调会，会议主管介绍会议基本情况及注意事项，明确责任分工。
3.1.3 提前一小时完成所有会前准备工作。
3.1.4 会议室温度夏季控制在22℃，冬季控制在23℃。
会议室中间摆放一张椭圆形会议桌、十把黑色皮椅，桌边距西墙2460mm、距北墙2957mm，靠南墙位置摆放6把黑色皮椅，如图3、图4所示。
3.3 物品摆放
会议桌上对应椅子中间各摆放一瓶矿泉水和一个陶瓷杯。
3.4.1 迎宾
会议开始前，会议服务员站在贵宾室门口进行迎宾、指引。
3.4.2 续水
根据领导喜好，应在会议开始前20分钟续水一次，根据会程长短进行续水，20分钟至半小时内散会不需续水，会程长则20分钟续水一次，续水时应做到走路无声、续水无声。
3.5.1 应及时开门送领导，检查是否有遗留物品，并及时归还。
3.5.2 服务员清扫和整理会场，做好杯具清洗和消毒工作，保证下一次会议正常使用。
4.1.1 接到会议通知后，明确会程、人数、会议要求。
4.1.2 会议主管根据会议情况合理分配服务人员，进行责任分工。
4.1.3 服务员将桌椅打扫干净，保洁员将地面清理干净。
4.1.4 会议室温度夏季应控制在22℃，冬季应控制在23℃。
4.2.1 圆形桌边缘距东墙4100mm、距南墙1700mm，桌外摆放13把黑色带扶手皮椅。
4.2.2 圆形会议桌上摆有玻璃杯与矿泉水，南北两侧主要领导位置前各放有一盒纸抽，应及时更换，及时填补，如图5所示。
4.2.3 距西墙1550mm处，有5张1400mm×400mm的条形桌，南侧距墙580mm、北侧距门2080mm处，有7张普通黑色皮椅。距东墙1400mm处，有3张1400mm×400mm的条形桌，南侧距墙400mm、北侧距门4500mm处，有5张普通黑色皮椅，如图6所示。
4.3.2 续水
根据领导喜好，会议开始前应20分钟续水一次，会议期间每20分钟续水一次，重要领导讲话期间不应续水，续水时做到走路无声、续水无声。
4.4.1 会议结束后应及时开门送领导，并提醒带好随身物品。查检会场是否有遗留物品，并及时归还。
4.4.2 服务人员清扫和整理会议室，保证下次会议正常使用。
5.1.1 接到会议通知后，明确会程、人数、会议要求。
5.1.2 会议主管根据会议情况合理分配服务人员，进行责任分工。
5.1.3 服务员将桌椅打扫干净，保洁员将地面清理干净。
5.1.4 会议室温度夏季应控制在22℃，冬季应控制在23℃。
5.2.1 室内摆放一张4800mm×1800mm的长方形会议桌，桌腿边缘距东墙2000mm、距南墙3000mm，
主要领导位置西侧，设有一把黑色扶手皮椅，桌子南北两侧各6把黑色扶手皮椅，如图7所示。
5.2.2 靠南侧窗户有一排普通黑色皮椅（共12把），座椅扶手距桌边300mm、椅子扶手距桌边300mm。此会议室为可容纳23人的标准会议室，如图8所示。
会中无需站会，了解会议进行时间，少于半小时不需续水，会程持续较长，则20分钟续水一次。
服务人员清扫和整理会议室，保证下次会议正常使用。
注：此会议室没有局领导通知，不得擅自为他人开门。
6.1.1 接到会议通知，明确会程、人数、会议要求。
6.1.2 会议主管根据会议情况合理分配服务人员，进行责任分工。
6.1.3 服务员将桌椅打扫干净，保洁员将地面清理干净。
6.1.4 会议室温度夏季控制在22℃，冬季控制在23℃。
6.2.1 会议室中心摆放一张8000mm×2200mm的长方形会议桌，北侧墙面距桌腿边缘2200mm、西侧墙面距桌腿边缘4750mm、东侧第一排桌子距领导会议桌腿边缘3100mm、南侧第一排桌子距领导会议桌1800mm。
6.2.2 北侧领导座椅9把、南侧9把、东西两侧各2把，主会议桌共22把黑色带木扶手皮椅，如图9所示。
6.2.3 东侧距主会议桌3100mm处，有两排1200mm×40mm的条形会议桌，第一排4张。距东门2300mm、距北墙500mm处，共8把普通黑色皮椅。第二排桌子为两张，与第一排桌子的距离为1200mm（备有8把黑色折叠椅和2把领导备用椅子）。
6.2.4 西侧距墙面1400mm处，有5张1200mm×400mm的条形会议桌，距西门1000mm、距北墙550mm处，共9把普通黑色皮椅。南侧距主会议桌1800mm处，有两排1200mm×400mm的条形会议桌，左右两排各4张，每张桌子配有两把黑色普通皮椅，共16把，如图10、图11所示。
6.2.5 中间会议桌上摆放三个笔筒和三盒纸抽，中间领导位置下方摆放一个黑色网状垃圾桶。陶瓷杯摆放在消毒柜内。
6.2.6 名牌摆放在椅子对应的桌面正中间位置，距离内桌沿50mm，麦克风摆放在名牌前面，话向头距离桌面180mm，杯子摆放在文件上边缘与右边缘延长线的交汇处，杯把45度角，材料底边缘距离桌沿30mm，物品摆放完毕服务员用线将所有物品横竖对齐。
6.3.1 迎宾
会议开始前，会议服务员应站在会议室门口，进行迎宾、指引。
6.3.2 续水
夏季提前15分钟，冬季提前10分钟；会议中每20分钟续水一次，重要领导讲话期间不续水，如遇特殊情况可灵活掌握。
6.3.3 站会服务
站会服务人员应在会议室东门内持标准站姿，目光注视前排主要领导，领会领导意图及观察室内温度变化，并及时调整。
6.4.1 会议结束后及时开门送领导，并提醒带好随身物品。查检会场是否有遗留物品，并及时归还。
6.4.2 服务人员清扫和整理会议室，做好杯具清洗和消毒工作，确保下次会议正常使用。
7.1.1 接到会议通知后，明确会议时间、人数、会议要求。
7.1.2 会前召开协调会，介绍会议基本情况及注意事项，明确责任分工。
7.1.3 提前一小时完成所有会前准备工作。
7.1.4 会议室温度夏季应控制在22℃，冬季应控制在23℃。
7.2.1 会议室内摆放一张5000mm×1800mm的长方形会议桌，桌腿边缘距东墙2400mm、距南墙1800mm。会议桌东侧主要领导座椅有三把，对面5把，两侧各一把，与主要领导座椅相同，如图12所示。
7.2.3 中间会议桌上摆放10个白瓷杯，主要领导位置摆放一个笔筒、一盒纸抽和一个黑色网状垃圾桶，会议桌两端各摆放一个笔筒和一盒纸抽。
7.3.1 迎宾
会议开始前，会议服务员应站在会议室门口，进行迎宾、指引。
7.3.2 续水
夏季提前20分钟续水，冬季提前15分钟续水；会议中每20分钟续水一次，重要领导讲话期间不续水。
7.3.3 站会
站会服务人员应在会议室门口持标准站姿，目光注视前排主要领导，领会领导意图及观察室内温度变化，并及时调整。
7.4.1 会议结束后及时开门送领导，并提醒带好随身物品。
7.4.2 查检会场是否有遗留物品，并及时归还。
7.4.3 服务人员清扫和整理会议室，确保下次会议正常使用。
此会议室用于临时召开小型会议，无需备会，无需续水，不锁门。
会议室中间摆放一张小椭圆形会议桌，桌面距南墙3250mm、距西墙和东墙均为1600mm，东南墙角摆放一面国旗，如图15、图16所示。
服务员清扫并整理会议室，确保下次会议正常使用。
9.1.1 接到会议通知，明确会议时间、人数、会议要求。
9.1.2 会前召开协调会，主管介绍会议基本情况及注意事项，明确责任分工。
9.1.3 提前一小时完成所有会前准备工作。
9.1.4 会议室温度夏季控制在22℃，冬季控制在23℃。
会场共摆放14把椅子，南北面各5把椅子，东西面各2把椅子。桌面摆放14个陶瓷杯，每把陶瓷杯对应一把椅子；会议桌两边各摆放一个笔筒，沿桌边摆放。桌面与北墙的距离为3200mm、与东墙的距离为1800mm， 椅子扶手与桌面的距离为300mm。如图17所示。
9.3.1 迎宾
会议开始前，服务人员在各自岗位迎接参会人员，持标准站姿，微笑服务。
9.3.2 续水
根据领导喜好，会议开始前20分钟续水，会中应每20分钟续水一次，重要领导讲话期间不续水，续水时走路无声、续水无声。
9.3.3 站会
站会服务人员在会议室门口，持标准站姿，目光注视前排主要领导，领会领导意图及观察室内温度变化，及时做出调整。
9.4.1 会议结束后及时开门送领导，并提醒带好随身物品。
9.4.2 查检会场是否有遗留物品，并及时归还。
9.4.3 服务人员清扫和整理会议室，确保下次会议正常使用。
10 1209会议室工作流程
10.1.1 接到会议通知，明确会议时间、人数、会议要求。
10.1.2 会前召开协调会，主管介绍会议基本情况及注意事项，明确责任分工。
10.1.3 提前一小时完成所有会前准备工作。
10.1.4 会议室温度夏季控制在26℃，冬季控制在23℃。
10.2.1 此会议室为圆桌会议室，摆放9把红色扶手绒布椅，西北角处放有一张半弧形办公桌和两把红色扶手绒布椅（为工作人员座位，1210会议室座椅不够用时，只可拿此两把工作人员座椅，其它座椅不可挪动）。
10.2.2 圆形会议桌上只摆放白瓷杯，开会前在主领导位摆放一包面巾纸。
10.2.3 主要领导座椅左后方摆放党旗，右后方摆放国旗，两面旗之间距离为2000mm。如图19所示。
10.3.1 迎宾
会议开始前，服务员在会议室门口，迎宾、指引。
10.3.2 站会
无需站会，但要时刻观察大门情况，未经允许，外来人员不得擅自进入。
10.3.3 续水
会中每20分钟续水一次。
10.3.4 散会
会后及时清扫和整理会议室，确保下次会议正常使用。
11 1210会议室工作流程
11.1.1 接到会议通知，明确会议时间、人数、会议要求。
11.1.2 会前召开协调会，主管介绍会议基本情况及注意事项，明确责任分工。
11.1.3 提前一小时完成所有会前准备工作。
11.1.4 会议室温度夏季应控制在22℃，冬季应控制在23℃。
11.2.1 1210会议室摆放一张2000mm×8000mm的实木会议桌，桌腿边距北墙2450mm、距东侧墙4400mm。南北两侧各摆9把红色扶手绒布椅，东西两侧各摆2把红色扶手绒布椅,扶手距桌边30cm。东侧距墙1100mm处有4张1200mm×400mm条形会议桌。如图20、图21所示。
11.2.2 南侧距墙1150mm处，并排两行1200mm×400mm条形会议桌，左右共计8张。西侧距墙950mm处，有前后两排条形会议桌，每排4张，共计8张，排与排间距为950mm。如图20所示。
11.2.3 根据会议需求在大会议桌上摆放麦克风，麦克风话筒距桌面高度为180mm,桌子中间左右两侧摆放两只笔筒，每个笔筒里各装5只黑色碳素笔。主要领导麦克风前摆放袋装面巾纸6张于方巾托内，桌子右下角摆放黑色网状垃圾桶。
11.2.4 其它备用物品在水柜内，杯子放在音响室的消毒柜内。
11.3.1 迎宾
会议开始前，服务员在会议室门口，迎宾、指引。
11.3.2 续水
夏季续水提前20分钟，冬季提前15分钟；会中每20分钟续水一次，重要领导讲话期间不续水。
11.3.3 站会
会议期间门外保持有一人，随时关注会议进展情况。
11.4.1 会议结束后及时开门送领导，并提醒带好随身物品。
11.4.2 查检会场是否有遗留物品，并及时归还。
11.4.3 服务人员清扫和整理会议室，确保下次会议正常使用。
12 三楼回字形会议室工作流程
12.1.1 接到会议通知，明确会议时间、人数、会议要求。
12.1.2 会前召开协调会，主管介绍会议基本情况及注意事项，明确责任分工。
12.1.3 提前一小时完成所有会前准备工作。
12.1.4 会议室温度夏季应控制在22℃，冬季应控制在23℃。
12.2.1 90人会议
12.2.1.1 坐西朝东，主席台桌子距西墙2600mm,由一张1200mm×600mm桌子和6张1800mm×600mm桌子组成，长为12m。如图22所示。
12.2.1.2 回字形桌南北两侧各由一张1200mm×600mm和一张1800×600mm的桌子组成，宽为3m。东面摆放两排滚轮桌子,每排摆9张桌子，桌与桌间距为1400mm。南北两侧1400mm处，各摆放6张滚轮桌子，第一张桌子与主席台桌子对齐。回字形南北两侧留有350mm的间距（续水时用）。
12.2.1.3 回字形主席台摆放11把红色扶手绒布椅，对面摆放16把无扶手普通绒布椅，两侧各摆4把普通绒布椅，其余每张滚轮桌子摆放两把普通绒布椅。整个会场可容纳95人左右。如图23、图24所示。
12.2.2 100—110人会议
在90人标准桌椅摆放基础上，东侧再加一排滚轮桌子，可容纳110人。
12.2.3 120—140人会议
在（100-110)人标准桌椅摆放基础上，回字形外南北两侧（即主席台左右两侧），再各加一排滚轮桌子(每排6张），此时最多可容纳137人。
12.3.1 迎宾
会议开始前，在电梯口、左岸电梯口、电梯拐角处各一名会议服务人员，西门两名服务人员，东门两名服务人员进行迎宾、指引。
12.3.2 续水
了解领导喜好，会议开始前20分钟续水，会议在20分钟至半小时内无需续水，会程时间长应每20分钟续水一次。
12.3.3 站会
站会人员位于会议室西南角与西北角，东西两个门各留一名人员开关门，站会人员留意前排主要领导，领会领导意图及根据室内温度变化，对室温做出及时调整。
12.4.1 会议结束后及时开门送领导，并提醒带好随身物品。
12.4.2 查检会场是否有遗留物品，并及时归还。
12.4.3 服务人员清扫和整理会议室，确保下次会议正常使用。
13 三楼视频会议室工作流程
13.1.1 接到会议通知，明确会议时间、人数、会议要求。
13.1.2 会前召开协调会，主管介绍会议基本情况及注意事项，明确责任分工。
13.1.3 提前一小时完成所有会前准备工作。
13.1.4 会议室温度夏季应控制在22℃，冬季应控制在23℃。
13.2.1 桌子共8排，每排7张桌子，第一排由3张1800mm×600mm、2张1200mm×600mm和2张1000mm×600mm的无称桌子组成，其中一张1800mm×600mm的无称桌子居中，其余分别放于两侧。后面7排桌子分别由7张1400mm×400mm的滑轮桌子构成。
13.2.2 每排摆有16个红色普通绒布椅子，第一排与第二排桌子的间距为1300mm,其余后7排桌子，排与排间距为1000mm。每一排桌子总长度都为9800mm，第一排桌子距南侧幕布7600mm,每排桌子距东西两侧墙面均为3000mm。如图25所示。
13.3.1 迎宾
电梯口、左岸电梯口、电梯拐角处各一名会议服务人员，西门两名服务人员，东门两名服务人员进行迎宾、指引。
13.3.2 续水
根据各位领导喜好，会前20分钟续水，根据会程，20分钟至半小时内结束会议，不需续水，会程长则应每30分钟续水一次。
13.3.3 站会
站会服务员位于会议室西南角，东西两个门各一名人员进行开关门，站会服务员注视前排主要领导，领会领导意图及并根据室内温度变化做出及时调整。
13.4.1 会议结束后及时开门送领导，并提醒带好随身物品。
13.4.2 查检会场是否有遗留物品，并及时归还。
13.4.3 服务人员清扫和整理会议室，确保下次会议正常使用。
14 会客室工作流程
14.1.1 接到会议通知后，明确会议时间、人数、会议要求。
14.1.2 会前召开协调会，会议主管应根据会议情况合理分配服务人员，说明要求和注意事项，明确责任分工。
14.1.3 服务员清扫和整理会客室，调整灯光。
14.1.4 会议室温度夏季应控制在22℃，冬季应控制在23℃。
14.2.1 沙发的摆放发巾与木扶手距离800mm、靠背巾距离坐垫250mm。如图26所示。
14.3.1 贵宾厅内放置矿泉水，瓶标应向外整齐摆放。
14.3.2 杯垫离茶几边横竖距离8cm，矿泉水应提前摆放在杯垫后方，与杯垫相距5cm。
14.3.3 茶杯放置应距茶几边缘横5cm、竖8cm位置，纸抽盒放置茶几上侧15cm处，居中摆放，杯把平行呈45度角。如图27所示。
14.4.1 迎宾
会议开始前，服务员在会议室门口，迎宾、指引。
14.4.2 续水
根据领导喜好，会议开始前20分钟应续水一次，根据会程长短，20分钟至半小时内散会不必续水，会程时间长则应每20分钟续水一次。
14.4.3 站会
会议过程中，服务员应在会客室门口站立服务。
14.5.1 会议结束后应及时开门送领导，并提醒带好随身物品。
14.5.2 查检会场是否有遗留物品，并及时归还。
14.5.3 服务人员清扫和整理会议室，确保下次会议正常使用。
15 领导办公室工作流程
15.1.1 文件应摆放整齐，正对距桌沿10cm处，电话放置于领导左上方距文件10cm处，笔筒放置电话左上方2cm处，纸抽应及时更换。党旗无褶皱，整齐摆放。如图28所示。
15.1.2 电脑左侧小桌正对领导健盘，鼠标摆放整齐。
15.1.3 长沙发距茶几45cm, 烟灰缸摆放茶几左上方长6cm、宽6cm处。小茶几上摆放茶杯，长5cm、宽8cm。
15.1.4 报刊杂物有序摆放，定期清理。
15.2.1 水盆应每日换水一次，换水量为水盆一半。水盆表面无污渍、水盆架表面无灰尘。毛巾无染色，及时清洗，定期更换。
15.2.2 垃圾桶早晚各清理一次；碎纸机应每周清理一次。
15.2.3 定期检查空调制冷制热功能；随时检查灯泡是否损坏，并及时更换。
15.2.4 沙发巾无褶皱，及时清洗。如图29所示。
15.2.5 饮水机接水盒无积水，机芯无水垢，矿泉水及时配备。烧水壶表面无污渍、无水渍、无指纹。茶杯及时清洗，无茶渍。茶杯每周消毒一次，杯垫定期清理、更换。如图29所示。
15.2.6 花盆内无杂物，花盆托内无存水、无落叶。
15.2.7 电话表面无灰尘、无污渍、无油渍。地面及墙壁无灰尘、杂物、及脚印，保持墙壁整洁、无网状连接，踢脚线整洁，无踢痕、无破损。
15.2.8 每天核对石英钟时间是否准确，及时更换电池。如图30所示。
15.2.9 经常检查办公室门锁是否损坏，如有损坏及时维修。
领班应每日检查以上卫生标准，并详细核对设备、物品，查漏补缺，如有破损及时上报。
