会议中心会议场馆管理与服务规范 工作流程
- 发布日期：2017-09-21
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本标准规定了向海大厅、208候会厅、301室、大礼堂的会议流程及向海大厅的续水工作流程。
本标准适用于盘锦市机关事务管理局会议中心会议场馆的会议工作流程。
2.1.1 接到会议通知后，应确认会议召开时间、会议室、领导出席范围和参会人数。
2.1.2 会前应召开协调会，会议主管根据会议情况合理分配服务人员，向其介绍会议情况，说明要求和注意事项，进行明确分工。
2.1.3 音响师应提前一天检查音响设备及灯光，会前一小时调试音响设备和灯光。
2.1.4 会议室温度夏季应控制在22℃，冬季应控制在23℃。
2.1.5 服务员应将桌椅打扫干净,保洁将地毯吸干净。
2.2.1 会标长22m、宽1.45m，老宋体字；红旗底座与主席台边缘对齐，两个底座之间距离为1.42m，两侧红旗中间摆成V字形，旗杆枪头距会标10cm；党徽最前端距地面3.85m，见图1 。
图1 会场布置示例
2.2.2 主席台与第一排桌子距离应为6.7m，中间两条过道宽1.5m，第一排中间摆放5张1.4m×500cm的木质条桌，两侧各摆放4张1.4m×500cm的木质条桌，每排摆放26把不带扶手的红色绒布椅子，向海大厅现已摆放10排桌椅，排与排前后距离为1.5m，可容纳260人参会。如开会人数增加，排与排前后距离可调整为1.3m，可容纳320人参会，见图2、图3。
2.3.1 幕布、党徽、会标的控制开关应在主席台西侧墙角灯槽内。
2.3.2 8只音响摆放在东西墙靠近木门处。
2.3.3 温度计放在东西墙上，见图4。
2.3.4 地热分水器在东西墙面下方的检修口内，见图4。
2.3.5 灯光控制箱在西侧音响室里。
2.3.6 空调开关在三楼南侧空调机房内，开会时空调变频器应调到30至35赫兹。
2.3.7 备用桌椅在向海大厅西南侧平台。
图2 主席台、会场桌子布置示例1
图3 主席台、会场桌子布置示例2
图4 温度计和地热分水器示例
2.4.1 迎宾服务。会议开始前，服务人员应回到各自岗位站好，准备迎接参会人员，走廊摆放指示牌后需由服务人员进行指引（面带微笑，标准站姿）。如需提供挂衣服务，衣挂放在正门外，严格按照一挂两牌按序号为领导提供挂衣服务，引领重要领导到候会室。
2.4.2 倒水服务。应了解各位领导喜好（是否喝茶水），会议开始前20分钟倒水，会议期间每20分钟续水一次，重要领导讲话期间不续水，续水时做到走路无声、续水无声。
2.4.3 站会服务。站会服务人员应站在主席台东西两侧靠门处及北侧正门，标准站姿，目光注视主席台，领会领导意会及观察室内温度变化，并及时调整。
2.5.1 散会前半小时，所有服务人员应回到各自岗位，会议结束后及时开门送领导，并提醒带好随身物品，查检会场是否有遗留物品，若有，及时归还。
2.5.2 服务人员应清扫和整理会议室，确保下次会议正常使用。
3.1 接到参观、召开会议的通知后，各个岗位应站门，引领领导进入候会室，根据季节变化应提供挂衣服务，熟悉的领导不需要发衣牌，依次引领至沙发座位，见图5。
3.2 根据会议时间，应提前将茶水或白开水准备好，若时间匆忙，可用托盘将茶（水）依次放在沙发旁的茶几上，左右两只杯子的杯把成45度角，杯把相互平行，方便领导拿放，杯垫距桌边横5cm、竖
8cm,轻拿轻放，做到蓄水无声，走路无声，微笑服务并应使用文明礼貌用语，见图6。
3.3 应根据领导需求，确定提供站会服务，如不需要，会议服务员将门关上，候于门外，会议开始前将领导引领至会议室。见图7。
图5 会议接待示例
00001——检查会场是否有遗留物品，服务员应将衣物送到领导手中，由专人引领重要领导至车库，开车门，使用文明用语送别领导；
00002——服务人员应清扫和整理会议室，确保下次会议正常使用。
4.1.1 接到会议通知后，应明确会议主题、议程、召开时间、会议室、领导出席范围和参会人数。
4.1.2 会前应召开协调会，会议主管根据会议情况合理分配服务人员，向其介绍基本情况，说明要求和注意事项，进行明确分工。
4.1.3 音响师应提前一天检查视频信号是否畅通，会前一小时调试音响设备和灯光。
4.1.4 会议室温度夏季应控制在22℃，冬季应控制在23℃。
4.1.5 服务员应将桌椅打扫干净，保洁员应将地毯吸干净。
4.2.1 主席台宜摆放5张1.4m×700cm的木质条桌，5把带扶手的红色绒布椅子。主席台上的桌子距主席台前沿30cm，主席台座位根据领导开会人数随时调整。见图8。
4.2.2 主席台与第一排桌子间距应为2.2m，南北两侧过道宽为1.66m，第一排摆放9张1.4m×700cm
的木质条桌，9把不带扶手的红色绒布椅子（椅子数量根据领导开会人数随时调整）。第二至第八排摆放9张1.4m×500cm的木质条桌和18把不带扶手的红色绒布椅子，排与排前后间距为1.26m。按现有固定摆法，可容纳144人参会，如开会人数增加，可将第八排条桌撤掉，加18把椅子，以此类推可以
撤掉后面的四排桌子，此时可容纳220人参会，见图9。
4.3.1 无会时，幕布处于合并状态，开会时幕布打开，幕布遥控器放在舞台木格栅南侧木饰面上。
4.3.2 4只音响摆放在4个墙角。见图10。
4.3.3 温度计放在进门的南北墙角。见图10。
4.3.4 地热分水器在进门的木饰面里。见图10。
4.3.5 灯光开关在进门的左手边墙面上。见图10。
4.3.6 空调开关在301会议室与302会议室中间的空调机房内，开会时空调变频器应调到30至35赫兹。
图8 会场布置示例1
图9 会场布置示例2
4.4.1 迎宾服务。会议开始前，服务人员应回到各自岗位（地下车库口、电梯口、正门、卫生间门口、候会室、视频会议室正门及侧门走廊）站好，准备迎接参会人员，走廊摆放指示牌后需由会议服务人员进行指引。若提供挂衣服务，衣挂放在正门外，严格按照一挂两牌按序号为领导提供挂衣服务，引领重要领导到候会室。见图 11。
4.4.2 倒水服务。服务员应了解各位领导喜好（是否喝茶水），会议开始前20分钟倒水，会议期间每20分钟续水一次，重要领导讲话期间不续水，续水时做到走路无声、续水无声。
4.4.3 站会服务。站会服务人员应站在主席台南北两侧靠门处及东侧正门，标准站姿，目光注视主席台，领会领导意会及观察室内温度变化，并及时调整。见图12。
4.5.1 散会前半小时，所有服务人员应回到各自岗位，会议结束后及时开门送领，并提醒带好随身物品，检查会场是否有遗留物品，若有，及时归还。
4.5.2 服务人员应清扫和整理会议室，做好杯具清洗和消毒工作，确保下次会议正常使用。见图13。
图10 物品摆放示例
图11 迎宾服务示例
图12 站会服务示例
图13 散会服务示例
5.1.1 接到会议通知后，应明确会议主题、议程、召开时间、领导出席范围和参会人数。
5.1.2 会前应召开协调会，会议主管根据会议情况合理分配服务人员，向其介绍基本情况，说明要求和注意事项，进行明确分工。
5.1.3 音响师应提前一天检查音响设备及灯光，会前一小时调试音响设备和灯光。
5.1.4 会议室温度夏季应控制在22℃，冬季应控制在23℃。
5.1.5 服务员应将桌椅打扫干净，保洁员将地毯吸干净。
5.2.1 主席台第一排宜摆放1.18m×700cm的木质条桌及1.8m×700cm的木质条桌，使用带扶手的红色绒布椅子。主席台上宜摆5层高低舞台，每排摆10张1.8m×600cm的木质条桌，主席台最多可容纳105人。
5.2.2 主席台右前方45度角摆放讲台。见图14。
5.2.3 会标长22m，宽1.45m，老宋体字。
5.2.4 大礼堂一楼应有867个座位，二楼372个座位，共1239个座位。见图15。
5.3.1 幕布、党徽、会标的控制开关应在二楼音箱室内。
5.3.2 温度计应放在主席台东西墙面上和一层东西墙面上，见图16。
5.3.3 主席台地热分水器在北侧墙面上和一楼东西墙面下方的检修口内见图17。
5.3.4 灯光控制开关在东西墙面上，见图17。
5.3.5 空调开关在三楼北侧空调机房内，开会时空调变频器调到30－35赫兹。
5.3.6 备用桌椅及高低舞台在最后一层幕布后，见图18。
图14 讲台布置示例
图15 大礼堂示例
图16 温度计摆放示例
图17 地热分水器摆放示例
图18 舞台布置示例
5.4.1 迎宾服务。应在会议开始前2小时结束会前准备工作，服务员回到各自岗位（地下车库口、电梯口、正门、卫生间门口、候会室、大礼堂正门及侧门走廊）站好，准备迎接参会人员，走廊摆放指示牌后需由会议服务人员进行指引。若提供挂衣服务，衣挂放在正门外，严格按照一挂两牌按序号为领导提供挂衣服务，引领重要领导到候会室。见图19。
5.4.2 倒水服务。服务员应了解各位领导喜好（是否喝茶水），会议开始前20分钟倒水，会议期间每20分钟续水一次，重要领导讲话期间不续水，续水时做到走路无声、续水无声。
5.4.3 站会服务。站会服务人员应站在主席台东西两侧靠门处及南侧正门，标准站姿，目光注视主席台，领会领导意会及观察室内温度变化，并及时调整。
5.5.1 散会时，所有服务人员应回到各自岗位，会议结束后及时开门送领，并提醒带好随身物品，检查会场是否有遗留物品，若有，及时归还。见图20。
5.5.2 服务人员应清扫和整理会议室、进行杯具清洗和消毒。见图21。
图19 迎宾服务示例
图20 散会服务示例
图21 杯具示例
6 向海大厅续水工作流程
6.1 待领导离开候会室进入向海大厅开会后，应将打满的30壶水放于208候会室东北角处。
6.2 续水准备。会议大概进行一半的时间，重要领导讲话不续水，待领导讲完后于208候会室东北角的侧门进入，续水分为3部分，西侧、中间、东侧。
6.3 续水。10名会议服务员，应右手拿壶，左手四指并拢于壶身底侧，右手贴于衬衫第二颗扣子，步伐整齐，依次进入，一至十排列队站好，集体左转身，停顿1秒，然后向前走三小步，走到第一个杯子处，右手拿壶放于右腿侧面，左手小拇指和无名指轻轻将杯盖夹起，大拇指与食指轻轻拿起杯子，向右转身45度，水倒8分满，时间约为5秒，杯把呈45度角，杯与杯距离也为三小步，左先右后，每到一个杯子处停顿1秒。西侧的水杯全部续完后，走三步至过道中间，停顿1秒、举壶、左转身，于208东北角侧门出去，换上满壶的开水，再次于208东北角侧门进入中间部分，依次由左向右续，中间部分续完再次返回208换壶，接着向海大厅东侧续水，所有水续完以后，从向海大厅的东北角侧门走出，从向海大厅南侧绕行返回开水房。见图22。
00003——续水期间，无论领导水杯是否有水，都应将杯子拿起，保持整齐度；
00004——不宜改变领导杯子的摆放位置及杯盖，拿杯盖的时候宜小心盖子里存留的水滴落到文件上；
00005——续完水从向海大厅南侧绕行时，不宜喧哗，轻声走路；
00006——续水全过程宜保持微笑，所有流程服装宜统一、妆容宜统一、姿势宜统
