日常工作管理要求

 1　范围

本标准规定了后勤服务日常工作管理的术语及定义、公文管理、档案管理、图纸管理、资产管理、科室周例会管理、环境卫生管理和保密管理。

本标准适用于盘锦市机关事务管理局后勤服务的日常工作管理。

2　术语及定义

下列术语及定义适用于本标准。

2.1　 

科室档案

科室各类活动形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像等历史记录以及科室各种合同类、文件类资料原件。

3　公文管理

3.1　公文格式

公文标题用黑体二号字；正文第一标题用黑体三号字，第二标题用楷体三号字，正文用仿宋GB2312三号字，页码用宋体四号字，居右下角，页码右空一字。页边距上2.54cm，下2.54cm，左2.8cm，右2.4cm,段落固定值30磅。

3.2　文书传阅

收到文书后立即登记、做文，阅请签文，领导批示后，按领导意见立即传达，阅后收回并督办。

3.3　信函收发

3.3.1　接收信函

3.3.1.1　科员接收到外部信函后，根据信函类型和日期整理分类，在信函接收登记表上进行登记。

3.3.1.2　登记后，根据重要性对信函进行分类。

3.3.1.3　对于报刊、杂志、商品和邮购广告，除与科长有直接关系的另行处理外，一般由科员处置。

3.3.1.4　科员对信函进行分发。

3.3.2　发送信函

3.3.3　科员对无明确收信人的信函进行拆封。

3.3.4　对于注明“xxx亲启”的信函，在科长无明确指示情况下，科员不应拆封，如果误拆，应立即封妥，并注明“勿拆”字样。

3.3.5　根据信函内容及时起草回复拟稿。

3.3.6　回复拟稿经科长审核后寄发。

3.3.7　对回复的信函底稿进行存档。

3.4　传真收文

3.4.1　科员接到其他科室的传真，在传真收文登记薄上进行登记。

3.4.2　登记后，对传真原件进行复印，并将原件与复印件送科长签收。

3.4.3　科长接到传真原件与复印件，进行审查、签收，并确认承办人员。

3.4.4　经科长签收后，科员按照科长意见将传真转发其他科员处，令其承办。

3.4.5　临近承办期限时应予催办，可采用电话催办或派人催办等方式。

3.4.6　科员将传真原件、复印件、传真拟办文件进行归档保管。

3.5　文书会签

3.5.1　科员将完成登记的文书进行分类、整理，注明需会签文书。

3.5.2　拟办内容包括传阅范围、传阅方式、主要承办人员、次要承办人员、催办人员等。

3.5.3　相关承办人员在承办人、查阅人原件上进行会签；会签应清晰、完整、有效。

3.5.4　科长检查文书承办人、查阅人会签情况，确保没有漏签或错签等问题，如有问题及时处理。

3.5.5　会签审查发现问题时，应将文书返回承办人、查阅人。

3.5.6　相关问题处理后仍需再次进行会签审查，确保会签无误。

3.5.7　文书完成会签后放入文件夹存档备查。

3.6　文件复印

3.6.1　审核员工提交的文件复印申请表。

3.6.2　确认申请复印文件的性质。若为一般性文件，则在权限内进行复印审批，若为特殊或保密文件，则提交上级领导审批。

3.6.3　确认文件复印申请已经主管领导审批。

3.6.4　登记复印文件的名称、主要内容、编号、复印申请人、复印人、复印时间等信息。

3.6.5　根据办公室复印管理制度要求复印文件。

3.6.6　保密文件应在指定的复印机和复印室进行复印。

4　档案管理

4.1　基本要求

4.1.1　科室档案由专人负责管理。

4.1.2　档案以科室管理为主，每月5日前进行整理，对于不符合存档要求的档案，档案管理员有权上报并通知整改。档案整理见图1。

4.1.3　将登记表及完整文件的修订稿、正本和材料归档保管。

4.1.4　查（借）阅档案应按照借阅、归还的流程及工作要求。

4.1.5　收集相关材料，不断对档案进行更新、完善。

4.1.6　定期整理出没有价值和已损坏的档案，并进行相应处理。

4.2　分类要求

4.2.1　在相关部门的配合下收集档案，将新收集档案和已有档案进行分类整理。档案分类整理见图2。

4.2.2　对档案进行鉴定，整理出有价值的档案，并拟定保管期限。

4.2.3　编制档案鉴定表，提交上级领导审批。

4.2.4　确认档案鉴定的各项手续齐全，且经科室负责人审批。

4.2.5　根据审批结果对档案进行分类，并编号登记。

 

 

 

4.3　档案借阅

4.3.1　科员审查档案借阅申请表，然后交送科长审核。

表1　 档案借阅申请表

序号	借阅内容（名称）	签字	领导签字

4.3.2　科长审批权限内的申请表，权限外的申请表(如借阅机密档案的申请表）由局领导审批。

4.3.3　科员确认档案借阅申请表已经主管领导审批。

4.3.4　通知借阅人领取借阅档案。

4.3.5　在档案借阅登记表上登记借阅档案的名称、类别、编号、借阅人、借阅日期、应归还日期、审批人、经办人等信息。

表2　 档案借阅登记表

序号	借阅内容（名称及编号）	借阅人签字	领导签字	借阅日期	归还日期

5　图纸管理

5.1　工程技术部负责图纸管理的监督指导。

5.2　工程档案管理部门负责各项目的图纸管理。

5.3　施工图纸的接收：指挥部工程技术部门图纸管理人员按合同规定接收施工图纸，准确核对后，交给工程档案管理部门对图纸进行编制目录存档。施工图存档见图3。

 

5.4　对接收的图纸进行分类、统一编号、归档、微机记录；工程技术部门负责人随时检查登记、统计情况的准确程度，防止漏登情况的发生。图纸借阅登记表见表3。

5.5　对于工程需要借用的图纸，工程技术部门负责人批准，办理借阅手续，做好登记并记录归还日期。存档的图纸一律不予借出。

表3　图纸借阅登记表

序号	借阅日期	借阅图纸	图纸编号	联系人	电话	签字	备注

5.6　工程竣工后，根据管理局档案室的要求，由工程技术部门对图纸进行整理，作为存档资料。

6　资产管理

6.1　固定资产应由专人统一进行管理，并对科室固定资产进行归档、登记。每半年对科室固定资产进行盘点并建立台账。

6.2　科室固定资产如有损坏，各部门需上报后勤科由专人统一进行维修，如因使用不当造成科室固定资产损坏的，将根据物品按价赔偿。

表4　物品登记记录

日期	材料名称	出库	入库	领用人

7　科室周例会管理

7.1　周例会召开时间地点：每周五上午九点召开科室周例会，全员参加并邀请部门领导，地点在宏冠大厦五楼511办公室，如有个别原因参加不了要和领导请假。

7.2　个人汇报情况：每人汇报自己目前手头工作完成情况及遇到的难题说明原因。

7.3　做会议纪要，并照相存档备案。

7.4　科长总结布置下周工作如下表5。
表5 工作完成统计表

序号	主要任务	负责人	分管领导	完成情况	备注
1
2
3

7.5　局长总结并做下周工作指示。

8　环境卫生管理

8.1　卫生清扫工作需落实到责任人，做到谁值日，谁清扫，谁负责。

8.2　根据本科室情况，每周自行安排内部大清扫时间。

8.3　办公室、门岗、库房、休息室内各种设备和用品摆放整齐，无乱堆乱放现象，地面无杂物，室内无异味。

8.4　地面干净无杂物，无烟头，无卫生死角。

8.5　门窗干净整洁，无残留大白印、胶印，无死灰。

8.6　墙壁干净整洁，无小广告，各种附属物及装饰物如开关、宣传板等干净无污渍，角落无蜘蛛网。

8.7　办公桌椅摆放整齐，办公桌下线缆捆扎整齐，离开办公桌时，椅子推至桌下。

8.8　办公用品如文件夹、书立、计算器等分类摆放，干净整齐无灰尘。

8.9　个人用品摆放整齐，不应乱堆乱放，个人衣物等不应随意堆放、悬挂。

8.10　电脑、打印机、电话、饮水机、档案柜、沙发、茶几、灭火器等摆放端正，无污渍，无死灰。

9　保密管理

9.1　档案、文件保密

9.1.1　办公室电脑每人一台，设置密码，避免资料外漏。

9.1.2　加强保密文件的日常管理，健全手续。保密文件、资料的收发、登记、编号、传阅和保管，一律由档案员专人保管。

9.1.3　文件、资料要单独保管，确保安全，未经批准不应携带秘密文件、资料外出。办公室的图纸应存放在固定档案室，摆放整齐，图纸禁止借阅（特殊情况除外，但做好登记）。

9.1.4　文件要及时交送领导批示，紧急信件要随到随送、不隔夜；一般密件要在三天内处理完毕。领导阅办完毕，及时退回办公室，收、退文件应履行签字手续。

9.1.5　机关工作人员外出参加会议带回的秘密文件、资料应及时交办公室登记保存，个人不应存放。

9.1.6　查阅秘密文件、资料、档案，要认真遵守保密规定的有关制度，未经批准，任何单位和个人不应查阅、摘录。

9.1.7　对不易公开的工作业务等重要事项，不应向无关人员泄露。

9.1.8　加强会议保密管理，应控制参会人员，会议内容不应随意散播。

9.1.9　 U盘、电脑、邮件有专人保管接收并存放，办公室公用存储资料U盘一个，存放在资料员手中，负责接收本科室所有邮件、文件及资料，统一进行复印发放传送，避免泄漏。

9.2　会议保密

9.2.1　应遵守领导干部保密制度。不应擅自泄漏局机关以及上级领导重要会议内容，有专用笔记本记录会议内容。

9.2.2　应遵守会议管理。无关人员不应进入会议室，会议所发资料、文件未带走的，清理会场时应由工作人员收集并处理。

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