2018年会议接待服务规范

本标准规定了会议中心视频会议、向海会议室及侯会厅、208侯会厅、宏冠会议室和市委后楼会议室服务要求。本标准适用于盘锦市机关事务管理局政通物业的会议接待服务。
2   会议中心视频会议
2.1   会前准备
2.1.1   接到会议通知后，明确会议主题、议程、召开时间、会议室、领导出席范围和参会人数。
2.1.2   会前召开协调会，会议主管根据会议情况合理分配服务人员，向其介绍基本情况，说明要求和注意事项，进行明确分工。
2.1.3   音响师提前一天检查视频信号是否畅通，会前一小时调试音响设备和灯光。
2.1.4   会议室温度夏季控制在 24.5℃，冬季控制在 23℃。
2.1.5   服务员将桌椅打扫干净，保洁员将地毯吸干净。
2.2   会场布置
2.2.1     主席台摆放 5 张 1.4 米×700 厘米的木质条桌，5 把带扶手的红色绒布椅子。主席台上的桌子距主席台前沿 30 厘米，主席台座位根据领导开会人数随时调整。见图 1。


               图1  主席台布置示意图
222 主席台与第一排桌子间距为 2.2 米，南北两侧过道宽为 1.66 米，第一排摆放 9 张 1.4米×700 厘米的木质条桌，9 把不带扶手的红色绒布椅子（椅子数量根据领导开会人数随时调整）。第二至第八排，每排摆放 9 张 1.4 米×500 厘米的木质条桌和 18 把不带扶手的红色绒布椅子，排与排前后间距为1.26 米。按现有固定摆法，可容纳 144 人参会，如开会人数增加，可将第八排条桌撤掉，加 18 把椅子， 以此类推可以撤掉后面的四排桌子，此时可容纳 220 人参会。见图 2。

2.3 物品摆放
2.3.1 无会时，幕布处于合并状态，开会时幕布打开，幕布遥控器放在舞台木格栅南侧木饰面上。
2.3.2 4 只音响摆放在 4 个墙角。
2.3.3 温度计放在进门的南北墙角。
2.3.4 地热分水器在进门的木饰面里。
2.3.5 灯光开关在进门的左手边墙面上。
2.3.6 空调开关在 301 会议室与 302 会议室中间的空调机房内，开会时空调变频器调到 30 至 35 赫兹。见图 3。
2.4 会中服务
2.4.1 迎宾服务
2.4.2 会议开始前，服务人员回到各自岗位（地下车库口、电梯口、正门、卫生间门口、候会室、视频会议室正门及侧门走廊）站好，准备迎接参会人员，走廊摆放指示牌后需由会议服务人员进行指引。若提供挂衣服务，衣挂放在正门外，严格按照一挂两牌按序号为领导提供挂衣服务，引领重要领导到候会室。见图 4。
2.4.3 倒水服务。了解各位领导喜好（是否喝茶水），会议开始前 20 分钟倒水，会议期间每 20 分钟续水一次，重要领导讲话期间不续水，续水时做到走路无声、续水无声。
2.4.4 站会服务。站会服务人员站在主席台南北两侧靠门处及东侧正门，标准站姿，目光注视主席台， 领会领导意会及观察室内温度变化，并及时调整。见图 5。
2.5 散会服务
2.5.1 散会前半小时，所有服务人员回到各自岗位，会议结束后及时开门送领，并提醒带好随身物品， 检查会场是否有遗留物品，若有，及时归还。
2.5.2 服务人员清扫和整理会议室，做好杯具清洗和消毒工作，保证下次会议正常使用。见图 6。



3   向海会议室及候会厅
3.1 会前准备
3.1.1 接到会议通知后，确认会议召开时间、会议室、领导出席范围和参会人数。
3.1.2 会前召开协调会，会议主管根据会议情况合理分配服务人员，向其介绍会议情况，说明要求和注意事项，进行明确分工。
3.1.3 音响师提前一天检查音响设备及灯光，会前一小时调试音响设备和灯光。
3.1.4 会议室温度夏季控制在 24.5℃，冬季控制在 23℃。
3.1.5 服务员将桌椅打扫干净,保洁将地毯吸干净。
3.2 会场布置
3.2.1 主席台可摆放 1.4 米×700 厘米的木质条桌或 1.8 米×700 厘米的木质条桌，使用带扶手的红色绒布椅子。主席台桌子距主席台前沿 10 厘米，主席台座位根据领导开会人数随时调整。
3.2.2 会标长 22 米、宽 1.45 米，大标宋字；红旗底座与主席台边缘对齐，两个底座之间距离为 1.42 米，两侧红旗中间摆成 V 字形，旗杆枪头距会标 10 厘米；党徽最前端距地面 3.85 米。见图 7。
3.2.3 主席台与第一排桌子距离为 6.7 米，中间两条过道宽 1.5 米，第一排中间摆放 5 张 1.4 米×500 厘米的木质条桌，两侧各摆放 4 张 1.4 米×500 厘米的木质条桌，每排摆放 26 把不带扶手的红色绒布椅子，向海大厅现已摆放 10 排桌椅，排与排前后距离为 1.5 米，可容纳 260 人参会，见图 8。如开会人数增加，排与排前后距离可调整为 1.3 米，可容纳 320 人参会，见图 9。


3.3 物品摆放
3.3.1 幕布、党徽、会标的控制开关设在主席台西侧墙角灯槽内。
3.3.2 8 只音响摆放在东西墙靠近木门处。
3.3.3 温度计放在东西墙上。
3.3.4 地热分水器在东西墙面下方的检修口内。
3.3.5 空调开关在三楼南侧空调机房内，开会时空调变频器调到 30 至 35 赫兹。
3.3.6 备用桌椅在向海大厅西南侧平台。
3.4 会中服务
3.4.1 迎宾服务
会议开始前，服务人员回到各自岗位站好，准备迎接参会人员，走廊摆放指示牌后需由服务人员进行指引（面带微笑，标准站姿）。如需提供挂衣服务，衣挂放在正门外，严格按照一挂两牌按序号为领导提供挂衣服务，引领重要领导到候会室
3.4.2 倒水服务
了解各位领导喜好（是否喝茶水），会议开始前20分钟倒水，会议期间每20分钟续水一次，重要领导讲话期间不续水，续水时做到走路无声、续水无声。
3.4.3 站会服务
站会服务人员站在主席台东西两侧靠门处及北侧正门，标准站姿，目光注视主席台，领会领导意会及观察室内温度变化，并及时调整。
3.4.4 散会服务
3.4.4.1 散会前半小时，所有服务人员回到各自岗位，会议结束后及时开门送领导，并提醒带好随身物品，查检会场是否有遗留物品，若有，及时归还。
3.4.4.2 服务人员清扫和整理会议室，保证下次会议正常使用。
4 208 候会厅
4.1 接到参观、召开会议的通知后，各个岗位站门，引领领导进入候会室，根据季节变化提供挂衣服务，熟悉的领导不需要发衣牌，依次引领至沙发座位，见图 10。

4.2 根据会议时间，可提前将茶水或白开水准备好，若时间匆忙，可用托盘将茶（水）依次放在沙发旁的茶几上，左右两只杯子的杯把成 45 度角，杯把相互平行，方便领导拿放，杯垫距桌边横 5 厘米、竖 8 厘米,轻拿轻放，做到蓄水无声，走路无声，微笑服务并使用文明礼貌用语，见图 11。
4.3 根据领导需求是否需要站会服务，如不需要，会议服务员将门关上，候于门外，会议开始前将领导引领至会议室。
4.4 散会后，检查会场是否有遗留物品，服务员将衣物送到领导手中，由专人引领重要领导至车库， 开车门，使用文明用语送别领导。
4.5 服务人员清扫和整理会议室，保证下次会议正常使用。侯会厅各房间平面示意图见图 12-15。





5 宏冠会议室
5.1 三楼视频会议室（128 人会议）
5.1.1 整个视频会议一共有 49 张滑轮桌子和 7 张折叠桌子共 56 张桌子，128 个红色普通绒布椅子， 桌子共 8 排，每排 7 张桌子。见图 1。
5.1.2 第一排由 3 张 1800mm×700mm、2 张 1200mm×700mm 和 2 张 1000mm×700mm 的无称桌子组成，其中一张 1800mm×700mm 的无称桌子居中，其余分别放于两侧。后面 7 排桌子分别由 7 张 1400mm×550mm 的滑轮桌子构成。
5.1.3 每排摆有 16 个红色普通绒布椅子，第一排与第二排桌子的间距为 1300mm,其余后 7 排桌子，排与排间距为 1000mm。每一排桌子总长度都为 9800mm，第一排桌子距南侧幕布 7600mm,每排桌子距东西两侧墙面均为 3000mm。
注：每排最多能放16把椅子，如果人数超于128人，则在最后一排椅子后面根据人数直接增加一排或几排椅子即可， 若会议人数少于128人，可根据情况适当增减桌子或每排椅子数量。
5.2 三楼回字形会议室
5.2.1 90 人会议桌椅标准摆放：坐西朝东，主席台桌子距西墙距离为 2600mm,由一张 1200mm×700mm 无称桌子和 6 张 1800×700 桌子组成，长为 12 米。
5.2.2 回字形桌南北两侧各由一张 1200mm×700mm 和一张 1800×700mm 的桌子组成，宽为 3 米。回字形后面（东面)摆两排滚轮桌子,每排摆 9 张桌子，桌与桌的距离为 1400mm。回字形南北两侧留有 350mm 的间距，进行续水。回字形主席台摆放 11 把红色扶手绒布椅，对面摆 16 把无扶手普通绒布椅，两侧各摆 4 把普通绒布椅。其余每把滚轮桌子摆放两把普通绒布椅。整个会场可容纳 95 人左右的标准会场。
5.2.3 70 人会议桌椅标准摆放：回字形加后两排，可容纳 70 人左右。
5.2.4 100—110 人会议桌椅标准摆放：在 90 人标准桌椅摆放基础上，后面（东侧）再加一排滚轮桌子，可容纳 110 人。

5.2.5 120—140 人会议桌椅标准摆放：在 100—110 人标准桌椅摆放基础上，回字形外南北两侧即（主席台左右两侧），再各加一排滚轮桌子，每排七张滚轮桌。此时最多可容纳 137 人。见 17 图。
5.3 1210 会议室
5.3.1 1210 会议室中心实木会议桌为2000mm×8000mm，桌腿边距北侧墙面2450mm，距南侧墙面3600mm，距东侧墙面 4400mm，距西侧墙面 4300mm。见 18 图。
5.3.2 南北两侧各摆 9 把红色扶手绒布椅，东西两侧各摆 2 把红色扶手绒布椅,扶手距桌边 30cm。东侧距墙 1100mm 有 4 张 1200mm×400mm 条形会议桌。南侧距墙 1170mm 处有并排两行 1200mm×400mm 条形会议桌，计：左右共 8 张。西侧椅子距墙 500mm 处，有一排条形会议桌，一共 4 张条形会议桌。8 把椅子。
5.3.3 大会议桌上面根据开会人数摆放麦克风，麦克风话筒距桌面高度为 180mm,桌子中间左右两侧摆放两只笔筒，每个笔筒里各装 5 只黑色碳素笔。（不摆纸抽）市长麦克风前摆放袋装面巾纸 6 张放于方巾托内。主要领导桌子右下角摆有黑色网状垃圾桶。
5.3.4 其他备用物品在水柜内。杯子放在音响室的消毒柜里。开会后，消毒。

5.4 贵宾室
5.4.1 市长位置的茶几放有纸抽、两瓶矿泉水、两个白瓷杯和一根激光笔。
5.4.2 每天早上开窗户通风晚上关窗户。擦沙发，窗台，茶几，水柜。随时检查水柜内和茶几上矿泉水，及时填满。随时检查激光笔，没有电及时换电池。纸抽保持有纸，杯子保持干净定期清洗。开会前两个小时开空调，拉上窗帘，开灯。准备至少 3 壶热水。
5.4.3 接到会见通知，第一时间联系秘书科了解开会人数，准备开会，倒茶。屋内温度夏季为 24.5℃， 冬季为 23℃。开灯拉窗纱，提前 20 分钟倒茶。会中 20 分钟续水一次。会后及时打扫候会室，清洗茶杯，沙发巾摆正并叫保洁拖地。检查是否有领导遗留物品，若有及时归还。关灯、空调。
6 市委后楼会议室
6.1 电视电话会议
6.1.1 市委大会议室电视电话会议会场中间不留过道，第一排距主席台 3 米，第一排与第二排间距 1.1 米，后排间距 1 米，两侧距墙 1.4 米，见图 19。
6.1.2 蓝色桌布、蓝色桌裙，在每排两侧摆放排序标签。如办会方有要求本次会议需要保密，准备保密柜，见图 20。会场平面示意图见图 21。


6.2 回字形会议室
6.2.1 市委大会议室回字形会场，北侧挂会标，（红底白字，大标宋，加粗，长 11.2 米、高 0.8 米）， 北侧会议桌距墙 3.2 米。
6.2.2 对面 4 排会议桌。第一排至第二排间距为 1.2 米，第二排至第三排、第三排至第四排间距为 1.1 米，第四排距墙 1.2 米，东西各侧 2 排会议桌，间距 1 米，距北墙 3.8 米，东西两侧第一排距离回字形
1.3 米，白色桌布、蓝色桌裙。见图 22。

6.3 条形会议室（120 人会议）
6.3.1 市委大会议室条形会场会标挂东侧，（红底白字，大标宋字长 10 米、高 0.9 米）留两条过道，间 距 1.2 米，每排间距 1 米。主席台根据会议需要摆放会议桌。见图 23。
6.3.2 白色桌布、蓝色桌裙，在每排两侧摆放排序标签。会场平面示意图见图 24。