档案管理要求

1　范围

本标准规定了档案管理要求的工作依据、工作人员要求及档案管理要求。

本标准适用于盘锦市机关事务管理局。

2　工作人员要求

2.1　应忠于职守，遵纪守法。

2.2　应具有相应的档案专业知识和业务能力。

2.3　档案保管期限应符合相关管理规定。

3　档案管理

3.1　文书档案管理

3.1.1　文书档案管理由专人负责，每半年整理档案一次，一年归档。

3.1.2　档案室内严禁吸烟，以防火灾。

3.1.3　经常检查设施安全保密情况。

3.1.4　离开档案室时，必须锁好文件资料柜，关好门窗。

3.1.5　查阅档案时，严禁涂改、圈划、抽换、批点、污损、拆卷或增删档案内容。

3.1.6　归还档案时，档案管理员要认真检查清点档案完好状况，及时记载档案利用情况。  

3.2　人事档案管理

3.2.1　档案室要有严密的管理制度和严格的登记手续。

3.2.2　档案柜的排列要科学有序，便于通风和避光。

3.2.3　为使档案材料齐全完整，以防丢失，凡属于人事部门形成的材料，应在一个月内归档。

3.2.4　认真做好档案收集、整理、鉴定、保管、利用情况的统计工作。

3.2.5　查(借)阅档案时，管理人员必须遵守保密制度。

3.2.6　因工作需要查(借)阅档案，须主管领导批准办理登记手续，一般只限在档案室查阅。

3.2.7　查(借)阅档案人员严禁抽取和撤换档案材料，严禁折叠、批注、拆卸、涂改、圈划。

3.2.8　档案资料如有特殊情况外借时，应按要求限期归还。

3.2.9　查(借)阅档案人员对确需摘录的资料，须经局主管领导和档案管理人员审阅后，才能带离档案室。

3.2.10　严禁在档案室内吸烟，违者一律追究责任，严肃处理。

3.2.11　档案管理人员变动时，要有严格的交接手续，不能只交钥匙不交“账”。

3.2.12　严格保密和保卫制度，除档案管理人员外其他人员一般不得进入库房，严禁在库房吸烟和存放易燃易爆物品。

3.2.13　档案管理人员要经常打扫卫生，保持室内和柜内整洁，防止灰尘对档案材料的损害。见附录A。