服务中心综合通用服务规范第2部分：会议

1　范围

本标准规定了服务流程，包括会前准备、会议服务和会后工作等几个方面。

本标准适用于物业管理的服务中心部门。

2　会议申请流程

接到会议主管部门传达的经局领导审批的会议通知后，报副总经理审批，然后按局会议规定，配合多功能厅的各项会议服务，会后做好清理工作，并记录存档。会议流程图如图1所示。

 

 

会议申请记录表如表1所示。

 

 

 

 

 

3　会议服务步骤

3.1　会前准备

3.1.1　会议人员要掌握当天所有会议时间、会议地点、会议要求、会场布置、会议参加人数等会议细则。

3.1.2　服务员在会议预定时间1小时前到岗，并复查会议室内的卫生及会议室布置是否符合要求。会议桌面的物品铺设，地面清洁程度，工作台的布置等都是检查的内容。

3.1.3　检查会议室的设备、空调等情况，如有问题应及时汇报并由服务中心人员通知工程部进行维修。

3.1.4　检查铺台及物品准备是否规范。

3.2　会议服务

3.2.1　会议开始前30分钟服务员应站立于会议室门前迎候客人。客人进入会议室时，服务员应面带微笑并主动打招呼和拉门，指引客人入场。会议服务要求:态度好、效率高、服务周到规范化。当客人陆续到达会场后，服务员开始服务。

3.2.2　会议进行时，服务员应站立在门外，面朝客人进入会场的方向。以解决会议期间会议室发生的突发问题。要求:服务员要采用标准的站立姿势，面带微笑并主动向过往的客人及工作人员主动问好。

3.2.3　特别注意要主动了解客人的需求。

3.2.4　在会议过程中，每隔30分钟左右，服务员进入会议室为客人倒水、调换烟缸，在客人会间休息期间，应主动为客人打开会议室的门。

3.2.5　午间休会，须进行会场整理工作。

3.2.6　撤换会场中已经使用过的矿泉水、水杯等。不得随意乱动客人物品。

3.2.7　在结束整理工作后，为客人锁上会议室的门，等待会议客人到达时再开门。

3.2.8　会议结束时，为客人打开会议室的门。

3.2.9　如有客人前往食堂用餐的，服务员应主动热情地指引方向。

3.2.10　发现客人有遗忘的物件应及时上交于项目经理。

3.3　会后工作

3.3.1　撤掉所有脏杯子和矿泉水瓶等物品，将需进行清洗的器皿交由会议后勤组处理。

3.3.2　检查台布、台裙，发现有污迹，要及时更换。

3.3.3　通知环境部进行会场清洁工作。

3.3.4　及时检查会场硬件设施是否完好，如有问题，向服务中心汇报。

3.3.5　配合保员做好物品的领用、归还、外借以及物品盘点工作。