综合管理部综合通用服务规范第2部分：办公用品

1　范围

本标准规定了办公用品日常管理、办公设备维修管理、办公设备报废管理工作的要求。

本标准适用于盘锦市机关事务管理局。

2　日常管理

2.1　需求统计

a) 各部门员工填写并提交办公用品需求单；

b) 行政人员统计办公用品采购需求；

c) 对库存办公用品进行统计，结合需求，确定需采购办公用品的类别、数量；

d) 根据采购需求统计结果，填写办公用品采购清单；

e) 将办公用品采购清单递交综合管理部经理审批。

2.2　比价管理

2.2.1　收集价格信息

a) 根据综合管理部经理审批确认的办公用品采购清单，对各类办公用品进行市场询价，收集供应商价格信息；

f) 至少确定3家供应商，对供应商的价格进行对比分析，确定供应商的资质与信誉；

g) 根据所收集供应商的信息及采购人员提供的信息，初步筛选信誉良好、价格合理的供应商。

2.2.2　产品及价格比较

a) 对初步筛选的供应商的产品进行质量、规格方面的比较，如将同一价格范围的办公用品的质量进行比较；

h) 对不同供应商同一质量或规格的办公用品进行价格对比，将供应商按价格高低顺序进行排列。

2.2.3　洽谈并确定价格与供应商

a) 根据各供应商的信誉、质量与报价，结合企业采购预算，在采购人员的协助配合下与供应商洽谈价格；

i) 根据洽谈结果，确定物美价廉的候选供应商；

j) 将候选供应商及报价交综合管理部经理审批；

k) 经综合管理部经理审批，确定采购供应商。

2.3　费用预算与审批

a) 根据各供应商报价统计费用预算；

l) 编制详细的办公用品费用预算表，内容包括品名、单价、数量、总额等；

m) 核对各项办公用品的数量与单价是否符合实际；

n) 对行政部提交的预算表进行审核，确认数据无误。

2.4　采购管理

2.4.1　根据各部门办公用品需求表，统计办公用品采购需求。

2.4.2　编制办公用品采购需求表。

2.4.3　根据办公用品采购需求表，制定办公用品采购计划。

2.4.4　采购计划的内容包括供应商信息调查、采购时间、采购人员、采购方式、采购预算等。

2.4.5　根据审批通过的采购计划，参与比价与筛选供应商。

2.4.6　配合相关部门在规定时间内提货。

2.4.7　保证办公用品及时送达。

2.4.8　检查所采购办公用品的质量，及时发现质量问题。

2.4.9　对无质量问题的办公用品进行统计。

2.4.10　登记办公用品的实际入库数量、入库时间、入库经办人等信息。

2.5　验收入库管理

2.5.1　验收

a) 对所采购办公用品进行验收，检查质量，及时发现问题；

o) 检查所采购办公用品的数量，确定数量无误；

p) 如检查发现质量不合格的办公用品，相关采购人员应与供应商进行联系；

q) 采购人员与供应商商定不合格品的退换货处理办法。若退货，则采购人员需要重新进行采购；若换货，则采购人员按企业换货管理制度进行操作。

2.5.2　入库

a) 确定质量合格的办公用品的类别、数量；

r) 清点完毕后将办公用品入库；

s) 填写办公用品入库登记表；

t) 经综合管理部经理审批确认后，行政部开具办公用品入库凭证；

u) 检查入库登记及审批手续是否已办理完毕；

v) 确认后，在办公用品入库登记表上签字并填写日期；

w) 确认办公用品入库手续已办理完毕。

x) 根据实际情况计算需报销的实际费用；

y) 到财务部报销费用。

2.6　费用报销管理

2.6.1　各部门主管到综合管理部取费用报销审批单。

2.6.2　填写详细款项，并由经手人及上级领导签字。

2.6.3　交由综合管理部审核，通过后交由财务部门报销。

2.7　领用与使用管理

a) 行政人员对办公用品领用申请进行审查；

z) 办公用品领用管理流程参照“办公用品领用管理流程与工作标准”；

aa) 明确公共办公用品的保管人与责任人；

ab) 监督、调查的内容包括办公用品领用传票与办公用品台账、办公用品申请书与办公用品实际使用情况、办公用品领用登记表与实际用品登记表等。

2.8　报废管理要求

a) 核对办公用品报废申请表的填写是否正确，是否已经主管领导审批；

ac) 调查报废申请情况是否属实；

ad) 检查办公用品报废申请单是否已经综合管理部经理审批；

ae) 对经过报废申请审批的办公用品进行出售或销毁处理；

af) 登记已作报废处理的办公用品名称、编号、报废日期、处理方式等。

3　办公设备维修管理

3.1　设备维修鉴定

3.1.1　行政人员接到办公设备维修申请表后，结合实际情况对申请表进行鉴定。

3.1.2　使用期内，凡经鉴定属人为因素造成损坏的，由责任人承担相关费用。

3.1.3　由于借用、私用转交造成损坏而无法确认责任人时，由领用人承担责任。

3.1.4　部门公用设备损坏而无法确认责任人时，由部门负责人承担责任。

3.1.5　根据鉴定结构填写办公设备维修申请单。

3.1.6　申请单内容包括维修设备名称、编号、所属部门、维修原因、责任人等。

3.2　设备维修处理

3.2.1　对于经综合管理部经理审查确认可以进行内部维修的设备，行政人员应及时协调维修部门实施维修工作。

3.2.2　对于经综合管理部经理审查确认为需请外部专业维修机构进行维修的设备，行政人员应寻找相应的维修机构。

3.2.3　联系维修机构，说明维修内容，确定维修时间等。

3.2.4　内部维修工作完成后，行政人员在办公设备维修记录单上签名，并记录维修时间。

3.2.5　外部维修工作完成后，行政人员应检查维修情况。

3.2.6　维修人与检查人在办公设备维修记录单上共同确认签字，并填写维修日期及检查日期。

3.3　维修记录归档

3.3.1　检查各项维修记录的填写是否完整。

3.3.2　对检查完毕的维修记录进行编号、存档。

4　办公设备报废管理

4.1　办公设备报废申请

4.1.1　行政人员确认并核对需报废办公设备的名称、编号。

4.1.2　填写办公设备报废申请表。

4.1.3　将检查无误后的办公设备报废申请表提交综合管理部经理审核、副总经理审批。

4.1.4　检查办公设备报废申请表是否经主管领导审批。

4.1.5　将通过审批的办公设备、报废申请表提交财务部。

4.1.6　财务部配合行政人员办理办公设备报废手续。

4.2　办公设备注销

4.2.1　办公设备报废手续办理完毕后，行政人员将办公设备送往相关机构或地点进行报废处理。

4.2.2　确认办公设备已进行报废处理。

4.2.3　确认已报废的办公设备已向财务部办理注销手续。

4.2.4　检查各项资料的填写是否完整。

4.2.5　将办公设备报废申请表、办公设备注销表等进行编号、存档。