会议中心会议场馆管理与服务规范 工作流程

1　范围

本标准规定了向海大厅、208候会厅、301室、大礼堂的会议流程及向海大厅的续水工作流程。

本标准适用于盘锦市机关事务管理局会议中心会议场馆的会议工作流程。

2　向海大厅会议服务工作流程

2.1　会前准备

2.1.1　接到会议通知后，应确认会议召开时间、会议室、领导出席范围和参会人数。

2.1.2　会前应召开协调会，会议主管根据会议情况合理分配服务人员，向其介绍会议情况，说明要求和注意事项，进行明确分工。

2.1.3　音响师应提前一天检查音响设备及灯光，会前一小时调试音响设备和灯光。

2.1.4　会议室温度夏季应控制在22℃，冬季应控制在23℃。                                

2.1.5　服务员应将桌椅打扫干净,保洁将地毯吸干净。

2.2　会场布置

2.2.1　会标长22m、宽1.45m，老宋体字；红旗底座与主席台边缘对齐，两个底座之间距离为1.42m，两侧红旗中间摆成V字形，旗杆枪头距会标10cm；党徽最前端距地面3.85m，见图1 。
 
物品摆放

主席台与第一排桌子距离应为6.7m，中间两条过道宽1.5m，第一排中间摆放5张1.4m×500cm的木质条桌，两侧各摆放4张1.4m×500cm的木质条桌，每排摆放26把不带扶手的红色绒布椅子，向海大厅现已摆放10排桌椅，排与排前后距离为1.5m，可容纳260人参会。如开会人数增加，排与排前后距离可调整为1.3m，可容纳320人参会，见图2、图3。

2.3　

2.3.1　幕布、党徽、会标的控制开关应在主席台西侧墙角灯槽内。

2.3.2　8只音响摆放在东西墙靠近木门处。

2.3.3　温度计放在东西墙上，见图4。

2.3.4　地热分水器在东西墙面下方的检修口内，见图4。

2.3.5　灯光控制箱在西侧音响室里。

2.3.6　空调开关在三楼南侧空调机房内，开会时空调变频器应调到30至35赫兹。

2.3.7　备用桌椅在向海大厅西南侧平台。

2.4.2　倒水服务。应了解各位领导喜好（是否喝茶水），会议开始前20分钟倒水，会议期间每20分钟续水一次，重要领导讲话期间不续水，续水时做到走路无声、续水无声。

2.4.3　站会服务。站会服务人员应站在主席台东西两侧靠门处及北侧正门，标准站姿，目光注视主席台，领会领导意会及观察室内温度变化，并及时调整。

2.5　散会服务

2.5.1　散会前半小时，所有服务人员应回到各自岗位，会议结束后及时开门送领导，并提醒带好随身物品，查检会场是否有遗留物品，若有，及时归还。

2.5.2　服务人员应清扫和整理会议室，确保下次会议正常使用。

3　208候会厅会议服务工作流程

3.1　接到参观、召开会议的通知后，各个岗位应站门，引领领导进入候会室，根据季节变化应提供挂衣服务，熟悉的领导不需要发衣牌，依次引领至沙发座位，见图5。

3.2　根据会议时间，应提前将茶水或白开水准备好，若时间匆忙，可用托盘将茶（水）依次放在沙发旁的茶几上，左右两只杯子的杯把成45度角，杯把相互平行，方便领导拿放，杯垫距桌边横5cm、竖

8cm,轻拿轻放，做到蓄水无声，走路无声，微笑服务并应使用文明礼貌用语，见图6。

3.3　应根据领导需求，确定提供站会服务，如不需要，会议服务员将门关上，候于门外，会议开始前将领导引领至会议室。见图7。

6　向海大厅续水工作流程

1.1　待领导离开候会室进入向海大厅开会后，应将打满的30壶水放于208候会室东北角处。

1.2　续水准备。会议大概进行一半的时间，重要领导讲话不续水，待领导讲完后于208候会室东北角的侧门进入，续水分为3部分，西侧、中间、东侧。

1.3　续水。10名会议服务员，应右手拿壶，左手四指并拢于壶身底侧，右手贴于衬衫第二颗扣子，步伐整齐，依次进入，一至十排列队站好，集体左转身，停顿1秒，然后向前走三小步，走到第一个杯子处，右手拿壶放于右腿侧面，左手小拇指和无名指轻轻将杯盖夹起，大拇指与食指轻轻拿起杯子，向右转身45度，水倒8分满，时间约为5秒，杯把呈45度角，杯与杯距离也为三小步，左先右后，每到一个杯子处停顿1秒。西侧的水杯全部续完后，走三步至过道中间，停顿1秒、举壶、左转身，于208东北角侧门出去，换上满壶的开水，再次于208东北角侧门进入中间部分，依次由左向右续，中间部分续完再次返回208换壶，接着向海大厅东侧续水，所有水续完以后，从向海大厅的东北角侧门走出，从向海大厅南侧绕行返回开水房。见图22。

1.4　需要注意的流程

00001——续水期间，无论领导水杯是否有水，都应将杯子拿起，保持整齐度；

00002——不宜改变领导杯子的摆放位置及杯盖，拿杯盖的时候宜小心盖子里存留的水滴落到文件上；

00003——续完水从向海大厅南侧绕行时，不宜喧哗，轻声走路；

00004——续水全过程宜保持微笑，所有流程服装宜统一、妆容宜统一、姿势宜统一、停顿时间宜统一。