人民会堂会议场馆管理与服务规范 工作流程
- 发布日期：2017-09-21
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1 范围
本标准规定了人民会堂会议服务标准化流程、多功能厅会议服务标准化流程、会议厅会议服务标准化流程、贵宾厅会议服务标准化流程以及贵宾厅（A）会议服务标准化流程。
本标准适用于盘锦市机关事务管理局人民会堂场馆的管理与服务。
2 人民会堂会议服务标准化流程
2.1 会前准备
2.1.1 接到会议通知后，确认会议召开时间、会议室、领导出席范围和参会人数，会议主题、议程。
2.1.2 会前召开协调会，会议主管根据会议情况合理分配服务人员，向其介绍会议情况，说明要求和注意事项，进行明确分工。
2.1.3 根据办会单位提供的名单制作会标及名签，如图1所示。要求：46号楷体字,浅粉色纸,纸张无褶皱,牌架透明无污渍、无错别字。
2.1.4 会前核对参会人员名签、会议会标。门前会议指示牌内容和时间应与会议通知相符并放置指定位置，如图2所示。要求：浅粉色纸，标题黑体字，指示牌上无水印、无污渍、无灰尘。
2.1.5 将名牌摆放在椅子对应的桌面正中间位置，距离前桌沿5cm。麦克风平行摆放在名牌左侧，距离前桌沿19cm，高度15cm。杯子摆放在名牌右侧与名牌平齐，杯把45°角。方巾托、小方巾及纸巾整齐地摆放在名牌后侧，物品摆放如图3所示。文件底边缘距离会议桌下沿3cm。
2.1.6 特殊会议需要布置背景十面红旗，中间挂党徽或国徽，如图4所示。讲台放置在舞台西侧0.6m处，主席台距离舞台前缘2.6m。其它尺寸包括：
00001——主席台会议桌共9张（1.2m在中间+8张1.6m共计14人），如图5所示。
00002——主席台桌椅左右距离舞台边缘各2m，如图5所示。
00003——主席台会议桌距离舞台前沿2.6m，如图5所示。
00004——主席台领导桌椅距离旗座7m，如图5所示。
00005——主席台领导座椅距离旗座5.6m，如图5所示。
2.1.7 将主席台上的椅子摆放整齐，如图6所示。主要领导座椅间距是其他领导的两倍。椅子距离桌沿20cm，主要领导位置摆放垃圾桶，物品摆放完毕后用线将所有物品横竖对齐。会前提供挂衣服务，衣挂放置在贵宾厅内，严格按照一挂两牌按序号为领导提供挂衣服务。
2.1.8 大礼堂一楼座位436人，二楼380人，共计736人，一楼有会议桌，全部使用红色靠背椅。
2.1.9 舞台上背景幕为黄色，铺设红色地毯，如图7所示。按需要安装十面红旗，主会标安装在第一道沿幕上。台口宽15.5m，深12m。可召开各类会议及演出。
2.1.10 主会标： 字体老宋体，总长15.5m，高1m，如图8所示。
2.1.11 大礼堂观众席分上下2层，通道铺设红色地毯，一楼有4处入口，二楼有2处入口，如图9所示。
2.1.12 看台弧标：字体老宋体，总长18m，高1m。要求无错别字、字距适中，美观，如图10所示。
2.1.13 看台弧标安装在二楼的看台处。礼堂内全部使用节能灯具，观众席两侧设有电子屏幕，可观看视频、PPT等课件。
2.1.14 会议室温度夏季控制在22℃，冬季控制在23℃。
2.1.15 会前检查音响设备和灯光，话筒音量调节适中。
2.1.16 提前检查投影设施及音频信号是否正常，会议前全部调试到位。
2.1.17 服务员将桌椅打扫干净，保洁将地毯吸干净。
2.1.18 卫生间内摆放鲜花，洗手池上放置擦手油、木梳、洗手液、擦手纸，如图11所示。要求镜面无水渍，洗手池内无烟头等垃圾，地面保持干净。
2.1.19 会议前5分钟将屏蔽器打开。
2.1.20 会前1分钟按铃提示领导入场，开会后立即将窗帘拉上。
2.1.21 多媒体投影仪放置据投影屏幕2.5m处，用VGA高清视频连接线连接笔记本电脑，投影桌上罩红色金丝绒台布，如图12所示。要求画面清晰，画面布满投影屏幕，不出格，不倾斜。
2.2 会中服务
2.2.1 迎宾服务
会议开始前，会议服务员按规定位置站好，进行迎宾、指引服务。
2.2.2 倒水服务
会议开始前20分钟倒水，如图13所示。根据会议时间长短进行续水，会议时间长每20分钟续水一次，重要领导讲话期间不续水。续水时杯子轻拿轻放，杯把成45°角，不要发出太大的声响，倒完水后立即返回，并在门口处站立观察会场动态，盯会者必须大脑精神集中，观察领导及每一位参会者的动态，从领导眼神或动作中领会需求并及时上前询问解决。
2.2.3 站会服务
站会服务人员按指定位置站位，标准站姿，目光注视前排主要领导，领会领导意会及观察室内温度变化，并及时调整。
2.2.4 茶歇服务
会中休息时提供茶歇服务，如图14所示。按国际化标准，提供西点、无糖糕点、果汁、咖啡、水果、热饮、矿泉水。摆放中英文国家化标牌，茶歇台布置在一楼东西两侧和前大厅，如图15所示。
2.3 会后工作
会议结束后，及时开门送领导，提醒领导带好随身物品（若有领导会前挂衣服，散会后服务人员核对领导衣服牌后要迅速将衣服归还，如图16所示，做到准确无误），如遇到领导遗留下来的文件及物品要及时交到办公室。收拾好礼堂的卫生，将茶杯进行洗、冲、烫、擦干后放入消毒柜消毒。将桌椅摆放整齐，关好电源，通风，保证下一次会议的顺利召开。
3 多功能厅会议服务标准化流程
3.1 会前准备
3.1.1 人民会堂多功能厅面积253㎡，最多可容纳180人，如图17所示。可布置成正常型，回字形、电视电话会议型会场。
3.1.2 接到会议通知后，明确会议主题、议程、召开时间、领导出席范围和参会人数。
3.1.3 会前召开协调会，会议主管根据会议情况合理分配服务人员，向其介绍会议情况，说明要求和注意事项，进行明确分工。
3.1.4 会前，会议服务员根据领导要求将椅子均匀摆放整齐，将座位名牌摆放在椅子的正对中间位置，距离内桌沿8cm，麦克风摆放在名牌的左侧。桌布干净、无褶皱，台布下沿距桌子20cm，如图18所示
3.1.5.1 会标悬挂在北侧，会标字体：老宋体，字高0.55m，会标长13m，高0.8m。主领导座椅距身后柱子1m，距会议桌0.2m，对面四排会议桌，一、二排间距为0.95m，三、四排间距为0.9m，座椅靠背距离后一排会议桌0.45m，如图19所示。
3.1.5.2 杯子摆放在文件上边缘与右边缘延长线的交汇处，杯把45°，话筒头距桌面18cm，如图20所示。主要领导位置摆放纸巾及垃圾桶，材料底边缘距离会议桌外延3cm，物品摆放完毕服务员用线将所有物品横竖对齐。
3.1.5.3 多功能厅回字形会场布置遵照附录A。
3.1.6 正常型会场
3.1.6.1 正常型会场，在会场东侧设主席台，会标悬挂在东侧。会标字体：老宋体，长11m，高0.8m，红底白字，如图21所示。
3.1.6.2 主领导座椅距离东墙1.6m，主席台底座距第一排会议桌3m，（182人时可缩短为2.5m）如图22所示。
3.1.6.3 多功能厅正常型会场布置遵照附录B。
3.1.7 电视电话会议室型会场
3.1.7.1 电视电话会议室型会场不悬挂会标，不摆绿植，不摆矿泉水。会场中间不留过道，设主席台，上放两台三星液晶显示器，中间摆放会议桌，蓝色桌裙，白色桌布。
3.1.7.2 电视电话会议会后领导讲话设主席台，主领导座椅距东墙1.6m。电视座距南北墙1.5m。两侧过道距墙1.36m。排间距1m，如图24所示。
3.1.7.3 多功能厅正常型会场布置遵照附录C。
3.1.7.4 如需使用无线话筒，由音响师会前提供给服务员。服务员观察会场，快速递给发言人，会后及时归还音响师，如图25所示。
3.1.7.5 话筒应电量充足，音质无杂音，声音稳定，底座不松动。
3.1.8 会堂提供挂衣服务，如图26所示。由服务员在会议室门前为参会领导服务，挂好衣服后立即将号码牌送至领导手中，散会后按号码应将衣服准确、快速地送还领导。
3.1.9 会议室温度夏季控制在22℃，冬季控制在23℃。
3.1.10 会前检查音响设备和灯光，话筒音量调节适中。
3.1.11 提前检查投影设施及音频信号是否正常，会议前全部调试到位。
3.1.12 服务员将桌椅打扫干净。保洁将地毯吸干净。
3.2 会中服务
3.2.1 迎宾服务
会议开始前，会议服务人员按规定位置站好，进行迎宾、指引服务。
3.2.2 倒水服务
会议开始前20分钟倒水，根据会议时间长短进行续水，会议时间长每20分钟续水一次，重要领导讲话期间不续水。
3.2.3 站会服务
站会服务人员按指定位置站位，标准站姿，目光注视前排主要领导，领会领导意会及观察室内温度变化，并及时调整。
3.3 会后工作
3.3.1 及时开门送领导，提醒领导带好随身物品，检查会场是否有遗留物品，若有，及时归还。
3.3.2 服务员清扫和整理会场，保证下次会议正常使用。
4 会议厅会议服务标准化流程
4.1 会前准备
4.1.1 会议厅可召开座谈、工作汇报等类型会议，最多可容纳85人。有实木桌23张，大靠背椅24张，小靠背椅46张。
4.1.2 接到会议通知后，明确会议主题、议程、召开时间、领导出席范围和参会人数。
4.1.3 会前召开协调会，会议主管根据会议情况合理分配服务人员，向其介绍会议情况，说明要求和注意事项，进行明确分工。
4.1.4 会前，会议服务员根据会议要求将椅子均匀摆放整齐，领导一侧座椅距离墙1.5m，距离桌沿20厘米，将名牌摆放在椅子的正中间位置距离内桌沿20cm，如图27所示。
4.1.5 麦克风摆放在名牌的左侧与名牌平齐，高度22cm，距离内桌沿20cm。杯子摆放在名牌的右侧与名牌平齐，杯把45°。材料底边缘距离会议桌外沿3cm。如图28所示。
4.1.6 主要领导位置摆放纸巾及垃圾桶，物品摆放完毕，服务员用线将所有物品横竖对齐。
4.1.7 后排会议桌与座椅间距24 cm座椅靠背距离第二排会议桌75 cm，如图29所示。
4.1.8 会议厅会场布置遵照附录D。
4.1.9 会议提供挂衣服务，衣挂放置在会议厅门外西侧，严格按照一挂两牌按序号为领导提供挂衣服务，如图30所示。（夏季衣挂入库）
4.1.10 会议室温度夏季控制在22℃，冬季控制在23℃。
4.1.11 会前检查音响设备和灯光，话筒音量调节适中。
4.1.12 提前检查投影设施及音频信号是否正常，会议前全部调试到位。
4.1.13 服务员将桌椅打扫干净，保洁员将地毯吸干净。
4.1.14 冬季检查好室内卫生，灯光、麦克音量、室内温度，会议前1小时将加湿器放置在主席台两侧，湿度保持40%～65%之间。
4.2 会中服务
4.2.1 迎宾服务
会议开始前，会议服务人员按规定位置站好，进行迎宾、指引服务。
4.2.2 倒水服务
会议开始前20分钟倒水，根据会议时间长短进行续水，会议时间长每20分钟续水一次，重要领导讲话期间不续水。续水时杯子轻拿轻放，杯把成45°角。
4.2.3 站会服务
站会服务人员按指定位置站位，标准站姿，目光注视前排主要领导，领会领导意会及观察室内温度变化，并及时调整。
4.3 会后工作
4.3.1 及时开门送领导，提醒领导带好随身物品，检查会场是否有遗留物品，若有，及时归还。
4.3.2 会后收拾好会议室的卫生，将茶杯进行洗、冲、烫、擦干后放入消毒柜内消毒，如图31所示。将桌椅摆放整齐，关好电源，通风，保证下一个会议顺利召开。
5 贵宾厅会议服务标准化流程
5.1 一楼贵宾厅在一楼前大厅西侧，室内有布艺沙发16个，茶几7张，地面实木地板。可供参会领导休息和会见客商，如图32所示。
5.2 接到会议通知后，服务人员提前30分钟开灯，打开空调（温度夏季控制在22℃，冬季控制在23℃）。
5.3 沙发靠背与扶手铺白色沙发巾，保持平整，靠背巾对折后一角向下，扶手巾自然铺在扶手上自然下垂。沙发靠背巾距离坐垫25cm，保持平整。沙发巾与木扶手边距离为6cm。沙发距墙面25cm，整齐摆放，茶几上放矿泉水、茶杯，如图33所示。
5.4 消毒柜内放置茶杯，要求2套杯共32个，会后立即洗、冲、烫、擦干放入消毒，如图34所示。
5.5 贵宾厅水柜内放置矿泉水，要求瓶标向外，整齐摆放，如图35所示。
5.6 茶杯距茶几边缘横5cm、竖8cm，矿泉水放置茶几后边缘20cm，左右各18cm，如图36所示。
5.7 做好室内卫生清洁工作。
5.8 贵宾厅沙发摆放遵照附录E。
5.9 会议过程中，服务员在贵宾厅门外站立服务，如图37所示。
5.10 会议结束后及时开门送领导，提醒领导带好随身物品（若会前有挂衣服务，散会后服务员迅速将衣服归还，做到准确无误），检查会场是否有遗留物品，若有，及时归还。
5.11 收拾好会议室的卫生，将茶杯进行洗、冲、烫、擦干后放入消毒柜内消毒。将沙发摆放整齐，关好电源，通风，保证下一次会议顺利召开。
6 贵宾厅（A）会议服务标准化流程
6.1 一楼贵宾厅（A）在一楼舞台西侧，室内有布艺沙发13个，茶几8张，地面实木地板。可供主席台参会领导候会休息，如图38所示。
图38 贵宾厅（A）全景图示例
6.2 理石墙面制作标语，字体：大标宋，字体大小为：长0.25m×宽0.17m，字体颜色：红色，如图39所示。
6.3 贵宾厅A为领导候会室，屋内设有衣挂、水柜1个，水柜内放置矿泉水，要求瓶标向外，整齐摆放，上面放置擦手纸1盒、木梳1把、眼镜布1块、方巾托1个、小方巾1块、纸巾1包（如图40所示）、垃圾桶1个、消毒柜1个。
6.4 消毒柜内放置茶杯，要求2套杯共26个，会后立即洗、冲、烫、擦干放入消毒，如图41所示。
6.5 沙发距墙面10cm，整齐摆放，如图42所示。
6.6 沙发巾扶手外沿下垂到木边，内侧距离坐垫10cm，靠背巾距离坐垫10.5cm，如图43所示。
6.7 茶杯距茶几边缘横5cm、竖8cm，矿泉水放置茶几后边缘20cm，左右各18cm，如图44所示。
6.8 贵宾厅（A）沙发摆放遵照附录F。
6.9 会议过程中，服务员在贵宾厅门外站立服务。
6.10 会议结束后及时开门送领导，提醒领导带好随身物品（若会前有挂衣服务，散会后服务员迅速将衣服归还，做到准确无误），检查会场是否有遗留物品，若有，及时归还。
6.11 服务员清扫和整理会场，保证下次会议正常使用。
