2018年办公室档案管理要求

1 范围

本标准规定了办公室文书档案管理和人事档案管理。

本标准适用于盘锦市机关事务管理局办公室的档案管理工作。

2 目的

规范办公室的工作秩序，明确办公室的工作责任，树立良好的办公形象。

3 文书档案管理

3.1 档案管理专人负责，每半年整理档案一次，一年归档，见图示 1。

3.2 档案室内严禁吸烟，以防火灾。

3.3 经常检查设施安全保密情况。

3.4 离开档案室时，锁好文件资料柜，关好门窗。

3.5 查阅档案时，严禁涂改、圈划、抽换、批点、污损、拆卷或增删档案内容。

3.6 归还档案时，档案管理员认真检查清点档案完好状况，及时记载档案利用情况。

4 人事档案管理

4.1 为使档案材料齐全完整，以防丢失，凡属于人事部门形成的材料，应在一个月内归档。任何人不得以任何理由积压滞留材料，妨碍归档工作。

4.2 认真做好档案收集、整理、鉴定、保管、利用情况的统计工作。

4.3 确因工作需要查(借)阅档案时，须主管领导批准办理登记手续。一般只限在档案室查阅，如有特殊情况外借时，应按要求限期归还。

4.4 查(借)阅档案时，管理人员应遵守保密制度。查(借)阅档案人员严禁抽取和撤换档案材料，严禁折叠、批注、拆卸、涂改、圈划，严禁边喝水边阅档，严禁在档案室内吸烟，违者一律追究责任，严肃处理。

4.5 查(借)阅档案人员，对确需摘录的资料，须经局主管领导和档案管理人员审阅后，才能带离档案室。

4.6 档案室应有严密的管理制度和严格的登记手续。

4.7 档案管理人员变动时，应有严格的交接手续，不能只交钥匙不交“账”。

4.8 严格按照《干部档案工作条例》等文件要求，建立坚固并符合防火、防潮、防盗、防蛀、防尘、防高温标准的专用档案库房，应配置铁质的档案柜(箱)。严格保密和保卫制度，除档案管理人员外其他人员一般不得进入库房，严禁在库房吸烟和存放易燃易爆物品。

4.9 档案柜的排列应科学有序，便于通风和避光。

档案管理人员应经常打扫卫生，保持室内和柜内整洁，防止灰尘对档案材料的损害。