2018年文件行文要求

 

 

1 范围

 

本标准规定了机关单位文件行文的基本要求、行文分类、行文格式和行文流程。本标准适用于盘锦市机关事务管理局办公室的文件行文。

 

2 目的

 

规范办公室的工作秩序，明确办公室的工作责任，树立良好的办公形象。

 

3 基本要求

 

3.1 要注意行文目的的实用性、表达的综合性、成文的程序性、语言的庄重性和格式的规范性。

3.2 正文措辞要主旨明确、基调平实、简洁庄重、直陈直述、正面直接地反映意愿，意见明晰、用词准确。注意表达的层次性和逻辑性，用词不要含糊其词、模棱两可。要有“人、事、情况、数据、道理”。

 

4 行文分类

 

4.1 按行文文种分类

按照行文文种分类如下：

——决议。会议讨论通过的重大决策事项用“决议”；

——决定。对重要事项或重大行动作出决策和安排用“决定”；

——通知。转发上级机关文件、批转下级文件、要求下级办理和需要共同执行的事项、任免人员、发布规章用“通知”；

——通报。表彰先进、批评错误、传达重要信息用“通报”；

——请示。向上级请求批示与批准用“请示”；

——报告。向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问用“报告”；

——通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项；

——批复。答复请示，就其中的问题表明意见，给予答复用“批复”；

——意见。对有关事项提出规范、原则和要求用“意见”；

——函。不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项用“函”。在行文方向上，“函”不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项， 还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等；

——议案。各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项用“议案”；

——会议纪要。记载会议主要情况和议定事项用“会议纪要”；

——规定。发布重要行政规章制度、采取重大的强制性行政措施用“规定”。

4.2 按行文方向分类

按照行文方向分类如下：

——下行文。即上级单位向下级单位的行文，如决定、决议、规定、批复、意见、通知、细则等；

 

——上行文。即下级单位向上级单位的行文，如报告、请示、议案等；

——平行文。即平级单位、不相隶属的单位之间互相行文，如函；

——泛行文。针对广泛、方向不定的行文，如一些事项性的通知、通告、通报、公告、计划、总结、会议纪要等。行文时，应从行文目的、内容及单位的“职权范围”和“隶属关系”等方面考虑， 选择恰当的文种，不能用错。如上行文，该用请示的，就不能用报告。请示是请求上级批准或指示，原则上是要求一文一事，单头请示，不得越级请示。报告是用来向上级汇报工作、反映情况、答复上级询问的文件，不允许夹带“请示事项”。又如平级、不相隶属单位之间的沟通、商洽情况，应该用“函”。

 

5 行文格式

 

5.1 总要求

文件格式由发文单位标识、发文字号、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、抄送单位、印发单位、印发日期等内容组成。日常行文可根据具体需要，对附注、抄报、抄送单位等进行删减。公文行文常用格式见附录A。

5.2 标题

一般用2号方正小标宋简体字或黑体字，分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

5.3 正文

一般用3号仿宋GB2312体字，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”

“（一）”“1.”“（1）”标注。一般第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字。

5.4 附件

如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件， 使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”），附件名称后不加标点符号，附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

附件应当另页编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。

5.5 发文机关署名

在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排。

5.6 成文日期

成文日期右空四字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

5.7 页码

一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

 

6 行文流程

 

6.1 拟稿

6.1.1 市机关事务管理局文件

6.1.1.1 行政文件