2018年会议服务管理要求

• 发布日期：2018-11-12
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前 言

 

本标准按照GB/T 1.1—2009给出的规则起草。
本标准由机关事务管理局提出并归口。

本标准起草单位：盘锦市机关事务管理局、辽宁省标准化研究院。
本标准主要起草人：莫大国，李鑫，张丽丽，杨丹，王小菲。

会议服务管理要求

 

 

1  范围

 

本标准规定了会议服务、会议室管理、外出跟车管理、停车管理和屏蔽柜管理等要求。本标准适用于盘锦市机关事务管理局政通物业会议服务的管理。

 

2  会议服务

 

2.1  引领服务

 

将右手臂自然弯曲，提至齐胸的高度，手指伸直五指并拢，手掌心向上以肘关节为轴，指向目标， 动作幅度不要过猛。引领时，应走在客人的侧前方，距离保持2-3步，随着客人的步伐轻松的前进，根据客人的步伐适当调节快慢，不可离客人太远也不可太近。当到拐弯处应停在拐口处用手势示意，遇到楼梯处，应提醒客人“小心台阶”，引领就座时，手势示意位置手位要放低。

2.2  拉椅服务

 

领导带到座位前，双手分别放于椅背两侧，用膝盖抵住椅背，轻轻拉椅，椅面稍转向客人，待领导走到座位前，再将椅子向前推，右手手势示意客人请就座。

2.3  衣帽服务

 

会议中若有领导要脱掉外套，会议服务人员要及时帮领导将衣服挂在衣架上，并记住领导号牌。切记拿衣服时不能大幅度甩动，避免将领导衣服内的物品甩掉或弄坏。

2.4  打伞服务

 

如遇会议期间下雨，会议服务人员主管提前安排服务员为参会领导进行打伞服务，打伞过程中应身体前倾， 手臂伸直，将雨伞举过头顶，服务中不能与领导身体发生碰撞。

2.5  倒水服务

 

2.5.1  倒水方法：左手提壶，站在客人右侧（若右侧太挤也可在左侧倒水），右手拇指和食指捏住杯盖，右手中指、无名指、小指握住杯把将茶杯端起，侧身在客人身后倒水。倒水时胳膊弯曲，将水徐徐倒进杯中，不要过快，避免热水喷出烫到客人，水倒入杯中不要太满，八分满即可，倒完水后将水杯轻轻的放回原处，盖上杯盖，可将杯盖留一条缝隙，用手势示意客人水已倒好。倒水时动作一定要轻，杯盖与杯子之间不可发出声响。

2.5.2 倒水顺序：倒水时，一般由两名会议服务人员从会议桌两边同时倒水，按照先宾后主的原则，先左 后右的顺序倒水。

2.6  开门服务

 

会议过程中如遇领导有事要出去，盯会人员要提前将会议室的门打开一半，会议室外会议服务人员等领导 回来，也要提前将会议室门打开。客人进入会场后，将会议室门轻轻关上。

2.7  更换方巾服务

 方巾若使用要及时更换，将干净的方巾放在方巾托里放在托盘上，走到需要更换的座位前，先将用过的方巾及方巾托收回到托盘，再将干净的方巾及方巾托放回原处。

2.8  话筒服务

 

音响师提前了解会议议程，会议前测试话筒音量、效果。会议期间，会议服务人员在场内注意话筒效果， 若声音太大或太小，要及时与音响师沟通，立即调节。

2.9  杯具摆放

 

矿泉水、玻璃杯、茶杯由左至右依次排列摆放，杯垫要与便签右上角的横竖延长线分别切边，茶杯放到杯垫中心，杯把朝客人右侧45度角摆放，标识面向客人。玻璃杯放置于茶杯的左侧，与杯垫相距1.5 米，拿玻璃杯时切记拿杯子最下方，防止杯身有手印。矿泉水放置于玻璃杯左侧，与玻璃杯相距1.5厘米，矿泉水中文商标面向客人。要求各物品达到横竖一条线，整齐美观，见图1。

1.10  倒水服务

 

了解各位领导喜好（是否喝茶水），会议开始前20分钟倒水。服务员依次排队进入场内，拿壶姿势统一优美，壶盖与衬衣第二颗扣子平齐，轻声操作。见图2。

1.11  续水服务

 

会议期间每20分钟续水一次，重要领导讲话期间不续水，续水时做到走路无声、续水无声。

 

3  会议室管理

 

3.1  摆台

3.1.1 摆放名牌、茶杯、茶杯垫、方巾、方巾托、纸巾、矿泉水、垃圾桶，主要讲话领导放置 797 有线话筒。

3.1.2  话筒统一放置正对椅子中间，距离桌前边缘 20 厘米，话筒高度距离桌前边缘 20 厘米，名牌放置在话筒右侧 1 厘米处，名牌距离桌边缘 10 厘米，名牌前放置方巾托、纸巾包，茶水杯放置在名牌右侧 1 厘米处，距离桌边缘 20 厘米，（备注：除名牌外，其余桌面摆台备品均摆放着同一水平线上，距离桌前边缘 20 厘米），见图 3。

3.1.3  会议材料统一放置正对椅子中间，距离桌下边缘 3 厘米。

3.1 桌裙台布

 

3.2.1 台布

 

3.2.1.1 台布分两种：白色和蓝色台布。白色用于回字形会议，蓝色用于电视电话型会议。

3.2.1.2 台布不用的叠好摆放整齐，台布放在会议室库房整理箱内，按照尺寸、颜色分类存放。

3.2.1.3 台布用过有污渍单独存放，并且及时送到洗衣房清洗干净。取回后放到相应的整理箱内。

3.2.1.4 铺台布：卡子与卡子间距 30 厘米，台布边缘下垂距桌沿 20 厘米。台布抻紧，防止有褶皱， 如有特殊死褶拿熨斗熨好。

示例1：500 厘米宽桌子：卡子的距离 500 厘米宽桌子竖向固定 3 个卡子，距离每个桌角 2 厘米处各固定一个卡子， 竖向卡子与卡子直接距离为 20 厘米，横向卡子与卡子直接距离 30 厘米（以A4 纸为准）。见图 4。

示例2：700 厘米宽桌子：卡子的距离 700 厘米宽桌子竖向固定 4 个卡子，距离每个桌角 2 厘米处各固定一个卡子， 竖向卡子与卡子直接距离为 20 厘米，横向卡子与卡子直接距离 30 厘米（以A4 纸为准）。见图 4。

3.2.2 桌裙

 

桌裙不用的叠好摆放整齐，桌裙放在会议室小屋整理箱内，按照尺寸分类存放，把裙摆捋顺，如有特殊死褶拿挂烫机熨好。

4  外出跟车管理

4.1  外出服务

 

4.1.1 接到外出服务通知后，明确外出主要目的、流程、时间以及领导出席的范围和参会人数。

4.1.2 外出服务前召开协调会，会议主管根据外出情况合理分配服务人员，并介绍此次外出的基本情况，说明要求和需要注意的事项，进行明确分工。

4.1.3 提前检查准备好外出服务时所需要携带的备品。

 

4.2  跟车服务

 

跟车服务要求见表1。

5  车辆停放管理

 

会堂接待大型会议时，主动提示办会方协调交警。并提前将禁止泊车的车位牌放置在门前车位内。在执勤交警未到之前，严禁乱停乱放，门前安排交通疏导人员进行专项管理。具体要求如下：

——门前禁停摩托车、电瓶车、自行车等一切非机动车；

——参会的公务车辆一律按停车线位停放在车位内；

——盘锦人民会堂门前禁止停放任何车辆（见图 20）；

——员工车辆一律停放在会堂西侧停车场内。

6  屏蔽柜管理

 

6.1 屏蔽柜在召开保密会议以及主办方有要求时使用。

6.2 屏蔽柜共三层，上两层每层有 30 个单独方格，每格有一把专用钥匙，可放置 60 台手机。第三层用于放置笔记本电脑等大型电子设备。

6.3 会议室大门口距离屏蔽柜 30 厘米处放置“请各位领导把手机放到屏蔽柜内”指示牌，方便领导放置手机，会议服务员提示领导收好屏蔽柜钥匙。见图 21。

6.4 会前，服务人员提前 40 分钟到岗，为参会领导提供服务，并提示参会领导会后按照号码牌领取手机。

6.5 会中将屏蔽柜门关上，对手机信号进行屏蔽，以免手机发出声响，安排好会议服务人员，保证屏蔽柜安全，20 分钟一换岗。

6.6 会议结束前 10 分钟，服务人员到岗准备，严格按照号码牌领取手机，防止有遗忘在屏蔽柜内。

6.7 要求服务人员具有高度的责任心，领取手机时认真细致。

6.8 市委前楼屏蔽柜固定放置于常委会议室门口候会室内，会议结束后保证每个钥匙口向上。市委后楼屏蔽柜平时放于库房内。保证两个屏蔽柜上无杂物，每天擦拭屏蔽柜。